Apostille Arménie, Erevan

Qu’est-ce que l’Apostille ?

L’Apostille est une forme simplifiée de légalisation de documents, qui s’applique aux États parties ayant ratifié la Convention de La Haye sur la légalisation simplifiée des documents du 5 octobre 1961. L’Arménie est un État partie à la Convention de La Haye depuis 1993.

Dans de nombreux pays, l’Apostille est un timbre spécial. En Arménie, il s’agit d’un papier spécial portant la mention APOSTILLE (CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961), qui est fixé par des agrafes à l’original ou à la copie certifiée conforme par un notaire et scellé du sceau du Ministère de la Justice.

Auparavant, l’apostille en Arménie était délivrée en deux langues : arménien et anglais. Depuis le 22 juillet 2017, elle n’est plus faite qu’en anglais. En français, on dit correctement « Apostille » et « Convention de La Haye du 5 octobre 1961 sur l’Apostille ».

Et bien que sur le site officiel du Ministère de la Justice d’Arménie il soit écrit « Légalisation internationale des documents (apostille) » – c’est une erreur. Car l’Apostille et la légalisation sont des processus quelque peu différents. Lisez ici la procédure de « Légalisation des documents » — >>>

Quels sont les types d’apostilles ?

Ce paragraphe sera très utile aux fonctionnaires publics arméniens.

Il existe trois types d’apostilles :

1. Un papier portant la mention APOSTILLE selon le modèle établi par la Convention de La Haye. Ce papier est cousu au document ou fixé par des agrafes au document lui-même et est confirmé par le sceau et la signature de la personne responsable. Ce type d’apostille est également utilisé en Arménie.

2. Un sceau ou timbre APOSTILLE avec une empreinte humide. Ce type d’apostille est utilisé dans la plupart des pays de la CEI.

3. Apostille électronique. Cet apostille suscite une multitude de doutes et de questions inutiles. En effet, la pratique consistant à apposer un timbre apostille sur les documents ne s’est pas avérée concluante. Il y avait trop de contrefaçons. C’est pourquoi certains pays ont décidé d’introduire un registre électronique des apostilles. Par exemple, en République de Moldavie, sur le site du Ministère de la Justice de Moldavie, il est possible de vérifier l’authenticité d’un apostille et d’en voir une copie numérisée.
Cette forme d’apostille se généralisera bientôt dans le monde entier, car elle garantit la transparence et la légalité de la procédure et permet d’identifier rapidement à la fois l’apostille et le document.

À quoi sert un apostille ?

L’apostille atteste de l’authenticité de la signature du fonctionnaire ou de l’agent qui a signé le document. L’apostille ne confirme en aucun cas le contenu du document. Le contenu du document relève de la responsabilité du fonctionnaire dont la signature est certifiée par l’apostille. À son tour, l’apostille est signé par un autre fonctionnaire. L’apostille atteste également de l’authenticité du sceau apposé sur le document.

Avant l’avènement de la Convention de l’Apostille, les documents devaient passer par une procédure de légalisation complexe. Cette même procédure est restée en vigueur pour les documents des pays qui ne sont pas membres de la Convention de l’Apostille.

Sur quels documents appose-t-on un apostille ?

Le Ministère de la Justice de la République d’Arménie applique l’apostille aux documents suivants :

1. les documents ou les copies de documents, les traductions linguistiques, certifiées par un notaire, les certificats et attestations délivrés par un notaire (loi « Sur le notariat »),

2. les certificats (actes) de naissance, de décès, de mariage, délivrés par les bureaux de l’état civil d’Arménie,

3. les documents délivrés par le service d’exécution des décisions judiciaires,

4. les documents délivrés par les instances judiciaires (décision judiciaire

décision, copie de la décision judiciaire et autres documents),

5. des documents provenant d’autres organes et organisations, si l’authenticité de la signature qui y est apposée est certifiée par un notaire.

Pour quels pays l’apostille est-elle applicable (nécessaire) ?

Vous pouvez trouver la liste complète et actualisée des pays parties à la Convention de l’Apostille via ce lien>>

Cependant, gardez à l’esprit que si des pays ont signé la convention de l’apostille, cela ne signifie pas que l’apostille s’applique dans tous les cas. Il existe également des pays qui font partie de l’apostille, mais qui ont signé des accords bilatéraux supplémentaires pour simplifier la reconnaissance de certains documents.

Si les pays signataires de la Convention de l’Apostille ont conclu entre eux un Accord sur la procédure de reconnaissance simplifiée des documents, l’exigence de l’apostille dans l’un de ces pays est illégale. Bien que les fonctionnaires de ces pays exigent parfois l’apostille.

Il existe également des exceptions où un pays ne reconnaît pas l’apostille d’un autre pays. Ainsi, selon les informations de Wikipédia, l’apostille arménienne n’est pas reconnue au Kosovo. Et inversement, l’apostille du Kosovo n’est pas reconnue en Arménie.

L’apostille n’est pas apposée sur les documents destinés à être présentés dans les pays de la CEI. Indépendamment de l’organe, de sa subdivision, du département ou du ministère concerné. Ainsi que de la région, de la province, de la ville ou du district.

Les pays de la CEI ont signé la Convention de Minsk « Concernant l’entraide judiciaire et les relations juridiques en matière civile, familiale et pénale » du 22 janvier 1993.

La République d’Arménie a des accords de reconnaissance des documents avec les pays : Bulgarie, Lituanie et un certain nombre d’autres pays, prévus par les traités internationaux de la République d’Arménie.

Si l’État n’est pas membre de la Convention de La Haye et qu’aucun accord interétatique correspondant n’a été signé, une légalisation consulaire des documents est effectuée.

Où peut-on apposer (obtenir) l’apostille ?

L’apostille sur les documents peut être apposée (obtenue) auprès de l’Agence d’enregistrement de l’état civil du Ministère de la Justice de la République d’Arménie.

Si vous n’avez pas la possibilité de vous adresser vous-même au Ministère de la Justice d’Arménie ou si vous n’en avez pas l’envie, vous pouvez vous adresser à notre société.

Notre société propose des services d’apostille (reconnaissance) des documents du nouveau modèle approuvé en Arménie.

Quels documents sont nécessaires pour l’apostille ?

Pour l’apostille au Ministère, il faut :

1.   une demande, nom, prénom, lieu de résidence, numéro de téléphone, nom des documents transmis pour l’apostille ;

2.   le document lui-même ;

3.   une photocopie ou une copie du document fourni pour l’apostille ;

4.   le reçu de paiement des droits d’État.

Délai d’apposition de l’apostille

Dans le délai standard, l’apostille est apposée dans les deux jours ouvrables à compter du jour du dépôt de la demande et du document lui-même.

Si vous le souhaitez et moyennant paiement pour l’urgence – en un jour ouvrable.

En cas de doutes sur l’authenticité de certains documents, le délai peut être prolongé jusqu’à quinze jours ouvrables. Dans ce cas, une réponse écrite est délivrée dans un délai d’un jour concernant la prolongation du délai. La réponse indique la raison de la prolongation du délai d’apposition de l’apostille, avec la signature de la personne responsable.

Comment vérifier l’apostille ?

Actuellement, il existe une ressource spéciale sur laquelle on peut vérifier la validité de l’apostille. Site – Registre électronique des apostilles du Ministère de la Justice de la République d’Arménie. On peut vérifier en russe en saisissant le code à 16 chiffres indiqué en bas à droite de l’apostille, près du sceau.

Adresse du site en russe – https://www.e-apostille.am/ru/?tnum=0043-05–

Voir l’exemple sur la photo :

Vous pouvez également faire une photocopie du document apostillé et envoyer une demande au Ministère de la Justice de la République d’Arménie en indiquant votre adresse de retour dans la demande. Cependant, cela prendra plus de temps.

Dans les plus brefs délais, nous mettrons en ligne des liens pour vérifier les apostilles en ligne d’autres États.

Quand peut-on refuser l’apostille ?

Le refus d’apposer l’apostille sur un document peut avoir lieu si :

–  le document ne répond pas aux exigences de la législation arménienne

–   le document est présenté en violation des exigences établies par le Ministère de la Justice

–   le document est soumis pour apostille pour un pays qui n’a pas adhéré à la Convention de La Haye

– le document est soumis pour apostille pour un pays qui a signé un accord bilatéral sur une procédure simplifiée de reconnaissance des documents avec la République d’Arménie

–   le document fourni contient des corrections, modifications ou erreurs non confirmées légalement

Le rejet du document pour ces motifs intervient dans un délai d’un jour à compter de sa soumission au Ministère. Le refus d’apostille doit être écrit. Le refus indique les motifs légaux du refus.

En cas de rejet de la demande d’apposition de l’apostille, le document lui-même et le reçu de paiement des droits d’État sont retournés avec le refus.

Que faire si le pays (ses fonctionnaires) exige une apostille alors que ce pays ne fait pas partie de la Convention de l’Apostille, ainsi que dans d’autres cas où la légalisation ou l’apostille n’est pas requise

Premièrement, dans ce cas, la responsabilité d’une telle exigence incombe au fonctionnaire qui a demandé l’Apostille. Il existe une solution : il suffit d’indiquer dans la demande d’Apostille un pays qui fait partie de l’Apostille. Cependant, gardez à l’esprit queque vous créerez un précédent, après lequel, suite à votre cas, les fonctionnaires continueront d’exiger l’Apostille, en se référant aux documents déjà fournis par vous en provenance d’Arménie avec une apostille. Et d’autres citoyens d’Arménie devront également faire face à ce problème.

Deuxièmement, vous avez le droit d’exiger une directive écrite du fonctionnaire qui a illégalement demandé l’Apostille et de lui demander de contacter le consulat le plus proche de la République d’Arménie pour clarifier les circonstances.