Apostille Armenia, Jerevan

Hva er en Apostille?

Apostille er en forenklet form for legalisering av dokumenter, som gjelder for deltakerstater som har ratifisert Haag-konvensjonen om forenklet legalisering av dokumenter av 5. oktober 1961. Armenia har vært deltakerstat i Haag-konvensjonen siden 1993.

Apostille er i mange land et spesielt stempel. I Armenia er det et spesielt papir med påskriften APOSTILLE (CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961), som festes med binders til originalen eller en bekreftet notarialkopi av dokumentet og forsegles med Justisdepartementets segl.

Tidligere ble apostille i Armenia utstedt på to språk: armensk og engelsk. Fra 22. juli 2017 har den blitt laget kun på engelsk. På norsk er det riktig å si «Apostille» (men ikke «Apostil» eller «Apostile») og «Haag-konvensjonen om Apostille» av 5. oktober 1961.

Og selv om det på Armenias Justisdepartements offisielle nettside står «Internasjonal legalisering av dokumenter (apostille)» – er dette en feil. Siden Apostille og legalisering er noe forskjellige prosesser. Om prosedyren «Legalisering av dokumenter» les her — >>>

Hvilke typer apostiller finnes?

Dette avsnittet vil være svært nyttig for armenske offentlige tjenestemenn.

Det finnes tre typer apostiller:

1. Papir med påskriften APOSTILLE i henhold til malen fastsatt av Haag-konvensjonen. Dette papiret sys inn i dokumentet eller festes med binders til selve dokumentet og bekreftes med segl og signatur fra ansvarlig person. En slik apostille brukes også i Armenia.

2. Segl eller stempel APOSTILLE med vått avtrykk. Denne typen apostille brukes i de fleste SNG-land.

3. Elektronisk apostille. Denne apostillen skaper mange unødvendige tvil og spørsmål. Saken er at praksisen med å stemple dokumenter med apostille ikke har innfridd forventningene. Det var for mange forfalskninger. Derfor ble det i noen land besluttet å innføre et elektronisk register over apostiller. For eksempel, i Republikken Moldova kan man på nettstedet til Justisdepartementet i Moldova kontrollere ektheten av en apostille og se en skannet kopi av den.
Denne formen for apostille vil snart spre seg over hele verden, siden den sikrer åpenhet og lovlighet i prosedyren og gjør det mulig raskt å identifisere både apostillen og dokumentet.

Hva trengs apostille til?

Apostillen bekrefter ektheten av signaturen til tjenestemannen eller funksjonæren som har undertegnet dokumentet. Apostillen bekrefter på ingen måte innholdet i dokumentet. For innholdet i dokumentet er tjenestemannen ansvarlig, hvis signatur er bekreftet med apostille. Apostillen undertegnes i sin tur av en annen tjenestemann. Apostillen bekrefter også ektheten av stempelet på dokumentet.

Før Apostillekonvensjonen ble innført, måtte dokumenter gjennom en komplisert legaliseringsprosedyre. Denne samme prosedyren er fortsatt gjeldende for dokumenter fra land som ikke er medlemmer av Apostillekonvensjonen.

På hvilke dokumenter settes apostille?

Justisdepartementet i Republikken Armenia anvender apostille på følgende dokumenter:

1. dokumenter eller kopier av dokumenter, på språkoversettelser, – bekreftet av notarius publicus, på attester og bekreftelser utstedt av notarius publicus (lov «Om notarialvirksomhet»),

2. på attester (sertifikater) for fødsel, død, ekteskap, utstedt av folkeregistermyndighetene i Armenia,

3. på dokumenter utstedt av namsmyndighetene,

4. dokumenter utstedt av domstoler (rettsavgjørelse, kopi av rettsavgjørelse og andre dokumenter),

5. dokumenter fra andre organer og organisasjoner, hvisektheten av signaturen som er påført dem, bekreftes av notaren.

For hvilke land brukes (trengs) apostille?

Du finner en fullstendig oppdatert liste over land som er medlem av Apostillekonvensjonen via denne lenken>>

Vær imidlertid oppmerksom på at selv om land har undertegnet apostillekonvensjonen, betyr ikke dette at apostille alltid benyttes. Det finnes også land som er medlem av apostilleordningen, men som har inngått ytterligere bilaterale avtaler om forenklet godkjenning av bestemte dokumenter.

Dersom land som har undertegnet Apostillekonvensjonen har inngått en avtale seg imellom om forenklet prosedyre for godkjenning av dokumenter, er kravet om apostille i ett av disse landene uberettiget. Selv om tjenestemenn i disse landene noen ganger krever apostille.

Det finnes også unntak der et land ikke anerkjenner en annen lands apostille. Ifølge Wikipedia-materiale er armensk apostille ikke anerkjent i Kosovo. Og omvendt, Kosovos apostille anerkjennes ikke i Armenia.

Apostille påføres ikke dokumenter som er ment for fremleggelse i SNG-land. Uavhengig av hvilket organ, dets underavdeling, hvilket departement eller ministerium det gjelder. Samt uavhengig av hvilken region, område, by eller distrikt det er.

SNG-landene har undertegnet Minsk-konvensjonen «Om rettslig bistand og rettsforhold i sivile, familie- og straffesaker» av 22. januar 1993.

Republikken Armenia har avtaler om godkjenning av dokumenter med landene: Bulgaria, Litauen og en rekke andre land, som fastsatt i internasjonale avtaler i Republikken Armenia.

Dersom staten ikke er medlem av Haagkonvensjonen og ingen tilsvarende mellomstatlig avtale er inngått, foretas konsulær legalisering av dokumenter.

Hvor kan man sette (få) apostille?

Apostille på dokumenter kan settes (fås) hos Byrået for registrering av sivilstatus under Justisdepartementet i Republikken Armenia.

Hvis du ikke har mulighet til å kontakte Justisdepartementet i Armenia selv eller ønsker det, kan du kontakte vårt selskap.

Vårt firma tilbyr tjenester for apostille (anerkjennelse) av dokumenter av den nye typen som er godkjent i Armenia.

Hvilke dokumenter trengs for apostille?

For apostille i departementet kreves:

1.   søknad, fullt navn, bosted, telefonnummer, navn på dokumentene som er overlevert for apostille;

2.   selve dokumentet;

3.   fotokopi eller kopi av dokumentet som er fremlagt for apostille;

4.   kvittering for betaling av statsgebyr.

Behandlingstid for apostille

Ved standard behandlingstid settes apostillen innen to virkedager fra dagen for innlevering av søknad og selve dokumentet.

Ved ønske og mot betaling for hastebehandling – innen én virkedag.

Ved tvil om ektheten av noen dokumenter kan behandlingstiden forlenges til femten virkedager. I så fall gis det innen én dag et skriftlig svar om forlengelse av behandlingstiden. I svaret angis årsaken til forlengelsen av behandlingstiden for apostille med underskrift fra ansvarlig person.

Hvordan kontrollere apostillen?

For tiden finnes det en spesiell ressurs der man kan kontrollere gyldigheten av apostillen. Nettstedet – Elektronisk register over apostiller ved Justisdepartementet i Republikken Armenia. Man kan kontrollere på russisk ved å skrive inn den 16-sifrede koden som er angitt nederst i høyre del av apostillen, ved stempelet.

Nettadressen på russisk – https://www.e-apostille.am/ru/?tnum=0043-05–

Se eksempel på bildet:

Du kan også ta en fotokopi av det apostillerte dokumentet og sende en forespørsel til Justisdepartementet i Republikken Armenia med angivelse av din returadresse i forespørselen. Dette vil imidlertid ta lengre tid.

I nær fremtid vil vi legge ut lenker for å kontrollere apostiller online fra andre stater.

Når kan apostille nektes?

Avslag på påføring av apostille på et dokument kan forekomme dersom:

–  dokumentet ikke oppfyller kravene i Armenias lovgivning

–   dokumentet er fremlagt i strid med kravene fastsatt av Justisdepartementet

–   dokumentet sendes inn for apostille til et land som ikke har sluttet seg til Haagkonvensjonen

– dokumentet sendes inn for apostille til et land som har undertegnet en bilateral avtale om forenklet prosedyre for godkjenning av dokumenter med Republikken Armenia

–   i det fremlagte dokumentet finnes det rettelser, endringer eller feil som ikke er bekreftet på lovlig vis

Avvisning av dokumentet på de nevnte grunnlagene skjer innen én dag fra datoen for innlevering til departementet. Avslag på apostille skal være skriftlig. I avslaget angis de lovlige årsakene til avslaget.

Ved avslag på søknaden om påføring av apostille, returneres sammen med avslaget både selve dokumentet og kvitteringen for betaling av statsavgiften.

Hva gjør man dersom landet (dets tjenestemenn) krever apostille, når dette landet ikke er medlem av Apostillekonvensjonen, samt i andre tilfeller der legalisering eller apostille ikke er påkrevd

For det første, i dette tilfellet bærer tjenestemannen som har bedt om Apostille ansvaret for et slikt krav. Det finnes en utvei: bare oppgi i søknaden om Apostille et land som er medlem av Apostillekonvensjonen. Vær imidlertid oppmerksom på at du vil skape en presedens, slik at tjenestemennene etter ditt tilfelle vil fortsette å kreve Apostille, med henvisning til dine allerede fremlagte dokumenter fra Armenia med apostille. Og andre borgere fra Armenia vil også måtte møte dette problemet.

For det andre har du rett til å kreve en skriftlig ordre fra tjenestemannen som ulovlig har bedt om Apostille, og be ham kontakte nærmeste konsulat for Republikken Armenia for å avklare omstendighetene.