¿Qué es la Apostilla?
La Apostilla es una forma simplificada de legalización de documentos que se aplica a los estados partes que han ratificado el Convenio de La Haya sobre la simplificación de la legalización de documentos del 5 de octubre de 1961. Armenia es un estado parte del Convenio de La Haya desde 1993.
En muchos países, la Apostilla es un sello especial. En Armenia, es un papel especial con la inscripción APOSTILLE (CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961), que se fija con clips al original o a la copia certificada por notario del documento y se sella con el sello del Ministerio de Justicia.
Anteriormente, el apostille en Armenia se emitía en dos idiomas: armenio e inglés. Desde el 22 de julio de 2017, se realiza solo en inglés. En español, es correcto decir «Apostille» (no «Apostil» o «Apostile») y «Convenio de La Haya del Apostille» del 5 de octubre de 1961.
Y aunque en el sitio web oficial del Ministerio de Justicia de Armenia está escrito «Legalización internacional de documentos (apostille)» – esto es un error. Ya que el Apostille y la legalización son procesos algo diferentes. Sobre el procedimiento de «Legalización de documentos» lea aquí — >>>
¿Qué tipos de apostilles existen?
Este párrafo será muy útil para los funcionarios públicos armenios.
Existen tres tipos de apostilles:
1. Papel con la inscripción APOSTILLE según el modelo establecido por la Convención de La Haya. Este papel se adjunta al documento o se fija con clips al propio documento y se confirma con el sello y la firma de la persona responsable. Este tipo de apostilla también se utiliza en Armenia.
2. Sello o estampilla APOSTILLE con impresión en húmedo. Este tipo de apostilla se utiliza en la mayoría de los países de la CEI.
3. Apostilla electrónica. Esta apostilla genera una gran cantidad de dudas y preguntas innecesarias. El caso es que la práctica de sellar documentos con la apostilla no ha dado resultado. Hubo demasiadas falsificaciones. Por lo tanto, en algunos países se decidió introducir un registro electrónico de apostillas. Por ejemplo, en la República de Moldavia, en el sitio web del Ministerio de Justicia de Moldavia, se puede verificar la autenticidad de la apostilla y ver su copia escaneada.
Esta forma de apostilla pronto se extenderá por todo el mundo, ya que garantiza la transparencia y legalidad del procedimiento y permite identificar rápidamente tanto la apostilla como el documento.
Esta Apostilla fue colocada para un Certificado
de nacimiento de nuevo modelo de Armenia en el año 2019
¿Para qué sirve la apostilla?
La apostilla confirma la autenticidad de la firma del funcionario o empleado que firmó el documento. La apostilla no confirma de ninguna manera el contenido del documento. Por el contenido del documento es responsable el funcionario cuya firma está certificada por la apostilla. A su vez, la apostilla es firmada por otro funcionario. La apostilla también confirma la autenticidad del sello en el documento.
Antes de la aparición del Convenio de la Apostilla, los documentos debían someterse a un complejo procedimiento de legalización. Este mismo procedimiento se mantiene para los documentos de aquellos países que no son miembros del Convenio de la Apostilla.
¿En qué documentos se coloca la apostilla?
El Ministerio de Justicia de la República de Armenia aplica la apostilla a los siguientes documentos:
1. documentos o copias de documentos, en traducciones lingüísticas, – certificadas por notario, en certificados y constancias expedidos por notario (ley «Del Notariado»),
2. en certificados de nacimiento, de defunción, de matrimonio, expedidos por los órganos del Registro Civil de Armenia,
3. en documentos expedidos por el servicio de ejecución de decisiones judiciales,
4. documentos expedidos por instancias judiciales (judicialdecisión, copia de la resolución judicial y otros documentos),
5. documentos de otros órganos y organizaciones, si la autenticidad de la firma que figura en ellos es certificada por un notario.
¿Para qué países se aplica (se necesita) la apostilla?
Puede encontrar la lista completa y actualizada de los países que forman parte del Convenio de la Apostilla en este enlace>>
Sin embargo, tenga en cuenta que si los países han firmado el convenio de la apostilla, esto no significa que en todos los casos se aplique la apostilla. También existen países que forman parte del sistema de apostilla, pero que han firmado acuerdos bilaterales adicionales para simplificar el reconocimiento de ciertos documentos.
Si los países que han firmado el Convenio de la Apostilla han suscrito entre sí un Acuerdo sobre el procedimiento de reconocimiento simplificado de documentos, el requisito de la apostilla en uno de estos países es improcedente. Aunque los funcionarios de estos países a veces exigen la Apostilla.
También hay excepciones cuando un país no reconoce la apostilla de otro país. Así, según materiales de Wikipedia, la apostilla armenia no es reconocida en Kosovo. Y viceversa, la apostilla de Kosovo no es reconocida en Armenia.
La apostilla no se coloca en documentos destinados a ser presentados en los países de la CEI. Independientemente de qué órgano sea, su subdivisión, qué departamento o ministerio. Así como de qué región, provincia, ciudad o distrito se trate.
Los países de la CEI firmaron el Convenio de Minsk «Sobre la asistencia jurídica y las relaciones jurídicas en materia civil, familiar y penal» del 22 de enero de 1993.
La República de Armenia tiene acuerdos de reconocimiento de documentos con los países: Bulgaria, Lituania y otros países, previstos en los tratados internacionales de la República de Armenia.
Si el Estado no es miembro del Convenio de La Haya y no ha firmado el correspondiente acuerdo interestatal, se procede a la legalización consular de los documentos.
¿Dónde se puede colocar (obtener) la apostilla?
El apostille en los documentos se puede colocar (obtener) en la Agencia de Registro del Estado Civil del Ministerio de Justicia de la República de Armenia.
Si no tiene la posibilidad de acudir personalmente al Ministerio de Justicia de Armenia o no tiene el deseo, puede dirigirse a nuestra empresa.
Nuestra empresa ofrece servicios de apostille (reconocimiento) de documentos del nuevo modelo aprobado en Armenia.
¿Qué documentos se necesitan para el apostille?
Para el apostille en el Ministerio se requiere:
1. solicitud, nombre completo, lugar de residencia, número de teléfono, nombre de los documentos entregados para el apostille;
2. el propio documento;
3. fotocopia o copia del documento proporcionado para el apostille;
4. recibo de pago de la tasa estatal.
Plazo para la colocación del apostille
Con el plazo estándar, el apostille se coloca en un plazo de dos días hábiles a partir de la fecha de presentación de la solicitud y del propio documento.
Si se desea y previo pago por urgencia, en un día hábil.
En caso de dudas sobre la autenticidad de algún documento, el plazo puede ampliarse hasta quince días hábiles. En este caso, en el plazo de un día se emite una respuesta por escrito sobre la ampliación del plazo. En la respuesta se indica el motivo de la ampliación del plazo para la colocación del apostille, con la firma de la persona responsable.
¿Cómo verificar el apostille?
Actualmente existe un recurso especial en el que se puede verificar la validez del apostille. Sitio web: Registro Electrónico de Apostilles del Ministerio de Justicia de la República de Armenia. Se puede verificar en español introduciendo el código de 16 dígitos que aparece en la parte inferior derecha del apostille, junto al sello.
Dirección del sitio web en español – https://www.e-apostille.am/ru/?tnum=0043-05–
Vea el ejemplo en la foto:
También puede hacer una fotocopia del documento apostillado y enviar una solicitud al Ministerio de Justicia de la República de Armenia indicando su dirección de respuesta en la solicitud. Sin embargo, esto será más lento.
Próximamente publicaremos enlaces para verificar apostillas en línea de otros países.
¿Cuándo pueden denegar la apostilla?
La denegación de la apostilla en un documento puede ocurrir si:
– el documento no cumple con los requisitos de la Legislación de Armenia
– el documento se presenta incumpliendo los requisitos establecidos por el Ministerio de Justicia
– el documento se presenta para apostilla para un país que no se ha adherido al Convenio de La Haya
– el documento se presenta para apostilla para un país que ha firmado un acuerdo bilateral de procedimiento simplificado de reconocimiento de documentos con la República de Armenia
– en el documento presentado hay correcciones, modificaciones o errores no confirmados legalmente
El rechazo del documento por las causas indicadas se realiza dentro de un día desde su presentación al Ministerio. La denegación de la apostilla debe ser por escrito. En la denegación se indican las causas legales de la misma.
En caso de rechazo de la solicitud de apostilla, junto con la denegación se devuelven tanto el documento como el recibo de pago de la tasa estatal.
¿Qué hacer si el país (sus funcionarios) exigen una apostilla, cuando ese país no forma parte del Convenio de la Apostilla, así como en otros casos en los que no se requiere legalización o apostilla?
En primer lugar, en este caso la responsabilidad por dicha exigencia recae en el funcionario que solicitó la Apostilla. Hay una salida: simplemente indicar en la solicitud de Apostilla el país que forma parte del Convenio de la Apostilla. Sin embargo, tenga en cuentaque creará un precedente, tras el cual, después de su caso, los funcionarios seguirán exigiendo la Apostilla, refiriéndose a los documentos que usted ya ha presentado desde Armenia con la apostilla. Y otros ciudadanos de Armenia también tendrán que enfrentarse a este problema.
En segundo lugar, usted tiene derecho a exigir una orden escrita del funcionario que solicitó ilegalmente la Apostilla y pedirle que se ponga en contacto con el consulado más cercano de la República de Armenia para aclarar las circunstancias.