Apostille Armenien, Jerevan

Vad är Apostille?

Apostille är en förenklad form av legalisering av dokument, som gäller för de deltagande stater som har ratificerat Haagkonventionen om förenklad legalisering av dokument av den 5 oktober 1961. Armenien är en deltagande stat i Haagkonventionen sedan 1993.

Apostille är i många länder en särskild stämpel. I Armenien är det ett särskilt papper med texten APOSTILLE (CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961), som fästs med gem till original eller bestyrkt notariatskopia av dokumentet och förses med Justitieministeriets sigill.

Tidigare utfärdades apostille i Armenien på två språk: armeniska och engelska. Från och med den 22 juli 2017 började man göra den endast på engelska. På svenska är det korrekt att säga ”Apostille” och ”Haagkonventionen om Apostille” av den 5 oktober 1961.

Och även om det på Armeniens justitieministeriums officiella webbplats står ”Internationell legalisering av dokument (apostille)” – är detta ett fel. Eftersom Apostille och legalisering är något olika processer. Om proceduren ”Legalisering av dokument” läs här — >>>

Vilka typer av apostiller finns det?

Detta stycke kommer att vara mycket användbart för armeniska statstjänstemän.

Det finns tre typer av apostiller:

1. Papper med texten APOSTILLE enligt den mall som fastställts av Haagkonventionen. Detta papper sys in i dokumentet eller fästs med gem till själva dokumentet och bekräftas med sigill och underskrift av ansvarig person. En sådan apostille används även i Armenien.

2. Sigill eller stämpel APOSTILLE med vått avtryck. Denna typ av apostille används i de flesta OSS-länder.

3. Elektronisk apostille. Denna apostille ger upphov till många onödiga tvivel och frågor. Saken är den att praxisen med att stämpla dokument med apostille inte har varit framgångsrik. Det fanns alltför många förfalskningar. Därför beslutade vissa länder att införa ett elektroniskt register över apostiller. Till exempel i Republiken Moldavien kan man på Moldaviens justitieministeriums webbplats kontrollera äktheten av en apostille och se en skannad kopia av den.
Denna form av apostille kommer snart att spridas över hela världen, eftersom den säkerställer transparens och laglighet i förfarandet och gör det möjligt att snabbt identifiera både apostillen och dokumentet.

Vad behövs apostille för?

Apostillen bekräftar äktheten av underskriften av den tjänsteman eller anställd som undertecknat dokumentet. Apostillen bekräftar inte på något sätt dokumentets innehåll. För dokumentets innehåll ansvarar den tjänsteman vars underskrift bestyrkts med apostille. I sin tur undertecknas apostillen av en annan tjänsteman. Apostillen bekräftar även äktheten av stämpeln på dokumentet.

Innan Apostillekonventionen tillkom måste dokument genomgå en komplicerad legaliseringsprocedur. Samma procedur finns kvar för dokument från länder som inte är medlemmar i Apostillekonventionen.

Vilka dokument förses med apostille?

Republiken Armeniens justitieministerium tillämpar apostille på följande dokument:

1. dokument eller kopior av dokument, på språköversättningar, – bestyrkta av notarie, på intyg och utdrag utfärdade av notarie (lagen ”Om notarieverksamhet”),

2. på intyg (certifikat) om födelse, dödsfall, äktenskap, utfärdade av civilregistret (ZAGS) i Armenien,

3. på dokument utfärdade av verkställighetstjänsten för domstolsbeslut,

4. dokument utfärdade av domstolsinstanser (domstolsbeslut, kopia av domstolsbeslut och andra dokument),

5. dokument från andra myndigheter och organisationer, omäktheten av den underskrift som satts på dem bestyrks av en notarie.

För vilka länder tillämpas (behövs) apostille?

Du kan hitta en fullständig aktuell lista över länder som ingår i Apostillekonventionen via denna länk>>

Tänk dock på att om länder har undertecknat apostillekonventionen innebär det inte att apostille tillämpas i varje enskilt fall. Det finns även länder som ingår i apostillekonventionen, men som har undertecknat ytterligare bilaterala avtal om förenklat erkännande av vissa handlingar.

Om länder som undertecknat Apostillekonventionen har ingått ett avtal om förenklat förfarande för erkännande av handlingar sinsemellan, är kravet på apostille i ett av dessa länder olagligt. Även om tjänstemän i dessa länder ibland kräver apostille.

Det finns också undantag när ett land inte erkänner en annan lands apostille. Enligt Wikipedia-material erkänns den armeniska apostillen inte i Kosovo. Och omvänt erkänns Kosovos apostille inte i Armenien.

Apostille sätts inte på handlingar som är avsedda för inlämning i OSS-länderna. Oavsett vilket organ det är, dess underavdelning, vilken myndighet eller ministerium. Och oavsett vilken region, område, stad eller distrikt det är.

OSS-länderna har undertecknat Minskkonventionen ”Om rättslig hjälp och rättsförhållanden i civil-, familje- och brottmål” av den 22 januari 1993.

Republiken Armenien har avtal om erkännande av handlingar med länderna: Bulgarien, Litauen och ett antal andra länder, enligt vad som föreskrivs i Republiken Armeniens internationella fördrag.

Om staten inte är medlem i Haagkonventionen och inget motsvarande mellanstatligt avtal har undertecknats, utförs konsulär legalisering av handlingar.

Var kan man sätta (få) apostille?

Apostille på handlingar kan sättas (erhållas) hos Civilregistreringsmyndigheten vid Republiken Armeniens justitieministerium.

Om du inte har möjlighet att själv vända dig till Armeniens justitieministerium eller inte har lust, kan du vända dig till vårt företag.

Vårt företag erbjuder tjänster för apostille (erkännande) av dokument av den nya typen som fastställts i Armenien.

Vilka dokument behövs för apostille?

För apostille hos ministeriet krävs:

1.   ansökan, fullständigt namn, bostadsort, telefonnummer, namn på dokument som överlämnats för apostille;

2.   själva dokumentet;

3.   fotokopia eller kopia av dokumentet som lämnats in för apostille;

4.   kvitto på betalning av statlig avgift.

Tidsfrist för utfärdande av apostille

Vid standardtidsfrist utfärdas apostille inom två arbetsdagar från dagen för inlämning av ansökan och själva dokumentet.

Vid önskemål och mot betalning för brådskande – inom en arbetsdag.

Vid tvivel om äktheten av några dokument kan tidsfristen förlängas till femton arbetsdagar. I detta fall utfärdas ett skriftligt svar inom en dag om förlängning av tidsfristen. I svaret anges orsaken till förlängningen av tidsfristen för utfärdande av apostille med underskrift av ansvarig person.

Hur kontrollerar man apostille?

För närvarande finns det en särskild resurs där man kan kontrollera apostillens giltighet. Webbplats – Elektroniskt register över apostiller hos Justitieministeriet i Republiken Armenien. Man kan kontrollera på ryska genom att ange den 16-siffriga koden som anges längst ner till höger på apostillen, bredvid stämpeln.

Webbplatsens adress på ryska – https://www.e-apostille.am/ru/?tnum=0043-05–

Se exempel på bilden:

Du kan också göra en fotokopia av det apostillerade dokumentet och skicka en förfrågan till Justitieministeriet i Republiken Armenien med angivande av din returadress i förfrågan. Detta kommer dock att ta längre tid.

Inom kort kommer vi att lägga upp länkar för att kontrollera apostiller online från andra länder.

När kan apostille nekas?

Avslag på att utfärda apostille på ett dokument kan ske om:

–  dokumentet inte uppfyller kraven i Armeniens lagstiftning

–   dokumentet har lämnats in i strid med de krav som fastställts av Justitieministeriet

–   dokumentet lämnas in för apostille för ett land som inte har anslutit sig till Haagkonventionen

– dokumentet lämnas in för apostille för ett land som har undertecknat ett bilateralt avtal om förenklat förfarande för erkännande av dokument med Republiken Armenien

–   i det inlämnade dokumentet finns det rättsligt obekräftade rättelser, ändringar eller fel

Avslag på dokumentet på ovanstående grunder sker inom en dag från dagen för inlämnande till ministeriet. Avslaget på apostille ska vara i skriftlig form. I avslaget anges de lagliga grunderna för avslaget.

Vid avslag på ansökan om utfärdande av apostille återlämnas tillsammans med avslaget både själva dokumentet och kvittot på betalning av statlig avgift.

Vad ska man göra om landet (dess tjänstemän) kräver apostille, när detta land inte ingår i Apostillekonventionen, samt i andra fall då legalisering eller apostille inte krävs

För det första, i detta fall bär tjänstemannen som begärde Apostille ansvaret för ett sådant krav. Det finns en utväg: att helt enkelt ange i ansökan om Apostille ett land som ingår i Apostillekonventionen. Men tänk på att du skapar ett prejudikat, där tjänstemän efter ditt fall kommer att fortsätta kräva Apostille med hänvisning till de redan inlämnade dokumenten från Armenien med apostille. Och andra medborgare från Armenien kommer också att tvingas möta detta problem.

För det andra har du rätt att begära en skriftlig order från tjänstemannen som olagligen begärde Apostille och be honom kontakta närmaste konsulat för Republiken Armenien för att klargöra omständigheterna.