Apostille Armenia, Erywań

Co to jest Apostille?

Apostille to uproszczona forma legalizacji dokumentów, która obowiązuje w państwach-stronach, które ratyfikowały Konwencję haską o uproszczonej legalizacji dokumentów z dnia 5 października 1961 roku. Armenia jest państwem-stroną Konwencji haskiej od 1993 roku.

Apostille w wielu krajach to specjalna pieczątka. W Armenii jest to specjalny papier z napisem APOSTILLE (CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961), który jest przymocowany zszywkami do oryginału lub poświadczonej notarialnie kopii dokumentu i opatrzony pieczęcią Ministerstwa Sprawiedliwości.

Wcześniej apostille w Armenii wydawano w dwóch językach: ormiańskim i angielskim. Od 22 lipca 2017 roku zaczęto je robić tylko w języku angielskim. W języku polskim poprawnie mówi się „Apostille” i „Konwencja haska o Apostille” z dnia 5 października 1961 roku.

I chociaż na oficjalnej stronie Ministerstwa Sprawiedliwości Armenii napisano „Międzynarodowa legalizacja dokumentów (apostille)” – to błąd. Ponieważ Apostille i legalizacja to nieco różne procesy. O procedurze „Legalizacja dokumentów” przeczytaj tutaj — >>>

Jakie są rodzaje apostille?

Ten akapit będzie bardzo przydatny dla ormiańskich urzędników państwowych.

Apostille dzieli się na trzy rodzaje:

1. Papier z napisem APOSTILLE według wzoru ustalonego przez Konwencję haską. Papier ten jest doszywany do dokumentu lub przymocowany zszywkami do samego dokumentu i potwierdzony pieczęcią oraz podpisem osoby odpowiedzialnej. Taki apostille stosuje się również w Armenii.

2. Pieczęć lub stempel APOSTILLE z mokrym odciskiem. Taki rodzaj apostille stosuje się w większości krajów WNP.

3. Apostille elektroniczny. Ten apostille rodzi mnóstwo niepotrzebnych wątpliwości i pytań. Rzecz w tym, że praktyka stemplowania dokumentów apostille nie sprawdziła się. Było zbyt wiele fałszerstw. Dlatego w niektórych krajach postanowiono wprowadzić elektroniczny rejestr apostille. Na przykład w Republice Mołdawii na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości Mołdawii można sprawdzić autentyczność apostille i zobaczyć jego zeskanowaną kopię.
Taka forma apostille wkrótce rozprzestrzeni się na cały świat, ponieważ zapewnia przejrzystość i legalność procedury oraz pozwala szybko zidentyfikować zarówno apostille, jak i dokument.

Do czego potrzebny jest apostille?

Apostille potwierdza autentyczność podpisu urzędnika lub pracownika, który podpisał dokument. Apostille w żaden sposób nie potwierdza treści dokumentu. Za treść dokumentu odpowiada urzędnik, którego podpis został poświadczony apostille. Z kolei apostille podpisuje inny urzędnik. Apostille potwierdza również autentyczność pieczęci na dokumencie.

Przed pojawieniem się Konwencji o Apostille dokumenty musiały przechodzić skomplikowaną procedurę legalizacji. Ta sama procedura pozostała dla dokumentów z tych krajów, które nie są członkami Konwencji o Apostille.

Na jakie dokumenty stawia się apostille?

Ministerstwo Sprawiedliwości Republiki Armenii stosuje apostille do następujących dokumentów:

1. dokumentów lub kopii dokumentów, tłumaczeń językowych, – poświadczonych przez notariusza, na świadectwach i zaświadczeniach wydanych przez notariusza (ustawa „O notariacie”),

2. na aktach (certyfikatach) urodzenia, zgonu, małżeństwa, wydanych przez organy USC Armenii,

3. na dokumentach wydanych przez służbę egzekucji orzeczeń sądowych,

4. dokumentach wydanych przez instancje sądowe (orzeczenie sądu, kopia orzeczenia sądu i inne dokumenty),

5. dokumenty z innych organów i organizacji, jeśli

autentyczność podpisu na nich jest poświadczana przez notariusza.

Dla jakich krajów stosuje się (jest potrzebny) apostille?

Pełną aktualną listę krajów należących do Konwencji Apostille można znaleźć pod tym linkiem>>

Należy jednak pamiętać, że jeśli kraje podpisały konwencję apostille, – nie oznacza to, że w każdym przypadku stosuje się apostille. Istnieją również kraje, które należą do apostille, ale podpisały dodatkowe umowy dwustronne w sprawie uproszczenia uznawania określonych dokumentów.

Jeśli kraje, które podpisały Konwencję Apostille, podpisały między sobą Porozumienie o uproszczonej procedurze uznawania dokumentów, to wymóg apostille w jednym z tych krajów jest bezprawny. Chociaż urzędnicy tych krajów czasami wymagają apostille.

Istnieją również wyjątki, gdy kraj nie uznaje apostille innego kraju. I tak, według materiałów Wikipedii, ormiańskie apostille nie jest uznawane w Kosowie. I odwrotnie, apostille Kosowa nie jest uznawane w Armenii.

Apostille nie umieszcza się na dokumentach przeznaczonych do przedstawienia w krajach WNP. Niezależnie od tego, jaki to organ, jego jednostka, jaki urząd czy ministerstwo. A także od tego, jaki to region, obszar, miasto czy powiat.

Kraje WNP podpisały konwencję mińską „O pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych, rodzinnych i karnych” z dnia 22 stycznia 1993 roku.

Republika Armenii ma umowy o uznawaniu dokumentów z krajami: Bułgaria, Litwa i szereg innych krajów, przewidzianych w umowach międzynarodowych Republiki Armenii.

Jeśli państwo nie jest członkiem Konwencji Haskiej i nie podpisało odpowiedniej umowy międzypaństwowej, przeprowadza się legalizację konsularną dokumentów.

Gdzie można umieścić (otrzymać) apostille?

Apostille na dokumenty można umieścić (otrzymać) w Agencji Rejestracji Stanu Cywilnego Ministerstwa Sprawiedliwości Republiki Armenii.

Jeśli nie masz możliwości samodzielnie zwrócić się do Ministerstwa Sprawiedliwości Armenii lub ochoty, możesz zwrócić się do naszej firmy.

Nasza firma oferuje usługi w zakresie apostille (uznawania) dokumentów zatwierdzonego w Armenii nowego wzoru.

Jakie dokumenty są potrzebne do apostille?

Do apostille w Ministerstwie wymagane jest:

1.   wniosek, imię i nazwisko, miejsce zamieszkania, numer telefonu, nazwa dokumentów przekazanych do apostille;

2.   bezpośrednio sam dokument;

3.   fotokopia lub kopia dokumentu dostarczonego do apostille;

4.   potwierdzenie uiszczenia opłaty państwowej.

Termin umieszczenia apostille

Przy standardowym terminie apostille jest umieszczane w ciągu dwóch dni roboczych od dnia złożenia wniosku i samego dokumentu.

W razie chęci i po opłaceniu za pilność – w ciągu jednego dnia roboczego.

W przypadku wątpliwości co do autentyczności jakichkolwiek dokumentów termin może zostać wydłużony do piętnastu dni roboczych. W takim przypadku w ciągu jednego dnia wydawana jest pisemna odpowiedź o wydłużeniu terminu. W odpowiedzi wskazana jest przyczyna wydłużenia terminu umieszczenia apostille z podpisem osoby odpowiedzialnej.

Jak sprawdzić apostille?

Obecnie istnieje specjalny zasób, na którym można sprawdzić ważność apostille. Strona – Elektroniczny rejestr apostille Ministerstwa Sprawiedliwości Republiki Armenii. Można sprawdzić w języku polskim, wprowadzając 16-znakowy kod, wskazany na dole w prawej części apostille, obok pieczęci.

Adres strony w języku polskim – https://www.e-apostille.am/ru/?tnum=0043-05–

Zobacz przykład na zdjęciu:

Możesz również zrobić fotokopię dokumentu opatrzonego apostille i wysłać zapytanie do Ministerstwa Sprawiedliwości Republiki Armenii, podając w zapytaniu swój adres zwrotny. Będzie to jednak trwało dłużej.

W najbliższym czasie umieścimy linki do sprawdzania apostille online z innych państw.

Kiedy mogą odmówić apostille?

Odmowa umieszczenia apostille na dokumencie może nastąpić, jeśli:

–  dokument nie spełnia wymogów ustawodawstwa Armenii

–   dokument został złożony z naruszeniem wymogów określonych przez Ministerstwo Sprawiedliwości

–   dokument składany jest o apostille dla kraju, który nie przystąpił do Konwencji Haskiej

– dokument składany jest o apostille dla kraju, który podpisał dwustronne porozumienie o uproszczonej procedurze uznawania dokumentów z Republiką Armenii

–   w dostarczonym dokumencie znajdują się niepotwierdzone w sposób prawny poprawki, zmiany lub błędy

Odrzucenie dokumentu z wyżej wymienionych powodów następuje w ciągu jednego dnia od dnia jego złożenia w Ministerstwie. Odmowa apostille musi być w formie pisemnej. W odmowie wskazuje się prawne przyczyny odmowy.

W przypadku odrzucenia wniosku o umieszczenie apostille wraz z odmową zwracany jest zarówno sam dokument, jak i dowód uiszczenia opłaty państwowej.

Co zrobić, jeśli kraj (jego urzędnicy) wymagają apostille, gdy kraj ten nie należy do Konwencji o Apostille, a także w innych przypadkach, gdy legalizacja lub apostille nie jest wymagana

Po pierwsze, w tym przypadku odpowiedzialność za takie żądanie ponosi urzędnik, który zażądał Apostille. Jest wyjście – po prostu wskazać we wniosku o Apostille kraj, który należy do Apostille. Należy jednak mieć na uwadze, że stworzycie Państwo precedens, w wyniku którego po Państwa przypadku urzędnicy będą nadal wymagać Apostille, powołując się na już dostarczone przez Państwa dokumenty z Armenii z apostille. I inni obywatele z Armenii również będą musieli zmierzyć się z tym problemem.

Po drugie, mają Państwo prawo zażądać pisemnego polecenia urzędnika, który bezprawnie zażądał Apostille i poprosić go o kontakt z najbliższym konsulatem Republiki Armenii w celu wyjaśnienia okoliczności.