Apostille Armenija, Erevan

Kaj je Apostille?

Apostille je poenostavljena oblika legalizacije dokumentov, ki velja za države pogodbenice, ki so ratificirale Haško konvencijo o poenostavljeni legalizaciji dokumentov z dne 5. oktobra 1961. Armenija je država pogodbenica Haške konvencije od leta 1993.

Apostille je v mnogih državah poseben žig. V Armeniji je to poseben papir z napisom APOSTILLE (CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961), ki je s sponkami pritrjen na izvirnik ali overjeno notarsko kopijo dokumenta in je overjen s pečatom Ministrstva za pravosodje.

Prej so apostile v Armeniji izdajali v dveh jezikih: armenščini in angleščini. Od 22. julija 2017 jih izdelujejo samo v angleščini. V slovenščini pravilno rečemo “Apostil” (ne “Apostilj” ali “Apostilu”) in “Haaška konvencija o apostilu” z dne 5. oktobra 1961.

In čeprav na uradni spletni strani Ministrstva za pravosodje Armenije piše “Mednarodna legalizacija dokumentov (apostil)” – je to napaka. Ker sta apostil in legalizacija nekoliko različna postopka. O postopku “Legalizacija dokumentov” preberite tukaj — >>>

Katere vrste apostilov obstajajo?

Ta odstavek bo zelo koristen armenskim državnim uradnikom.

Apostili so treh vrst:

1. Listina z napisom APOSTILLE v obliki, določeni s Haaško konvencijo. Ta listina se priloži dokumentu ali pritrdi s sponkami na sam dokument ter se potrdi s pečatom in podpisom odgovorne osebe. Takšen apostil se uporablja tudi v Armeniji.

2. Pečat ali žig APOSTILLE z mokrim odtisom. Ta vrsta apostila se uporablja v večini držav SND.

3. Elektronski apostilj. Ta apostilj povzroča veliko nepotrebnih dvomov in vprašanj. Dejstvo je, da se praksa žigosanja dokumentov z apostiljem ni obnesla. Bilo je preveč ponaredkov. Zato so se nekatere države odločile uvesti elektronski register apostiljev. Na primer v Republiki Moldaviji lahko na spletni strani Ministrstva za pravosodje Moldavije preverite pristnost apostilja in si ogledate njegovo skenirano kopijo.
Ta oblika apostilja se bo kmalu razširila po vsem svetu, saj zagotavlja preglednost in zakonitost postopka ter omogoča hitro identifikacijo tako apostilja kot dokumenta.

Čemu služi apostilj?

Apostilj potrjuje pristnost podpisa uradnika ali uslužbenca, ki je podpisal dokument. Apostilj nikakor ne potrjuje vsebine dokumenta. Za vsebino dokumenta je odgovoren uradnik, čigar podpis je overjen z apostiljem. Apostilj pa podpiše drug uradnik. Apostilj potrjuje tudi pristnost pečata na dokumentu.

Pred uvedbo Konvencije o apostilju so morali dokumenti opraviti zapleten postopek legalizacije. Ta postopek je ostal za dokumente tistih držav, ki niso članice Konvencije o apostilju.

Na katere dokumente se odtisne apostilj?

Ministrstvo za pravosodje Republike Armenije uporablja apostilj za naslednje dokumente:

1. dokumente ali kopije dokumentov, jezikovne prevode, – overjene pri notarju, na potrdilih in spričevalih, ki jih izda notar (zakon “O notariatu”),

2. na potrdilih (certifikatih) o rojstvu, smrti, poroki, ki so jih izdali organi matičnega urada (ZAGS) Armenije,

3. na dokumentih, ki jih izda služba za izvrševanje sodnih odločb,

4. dokumentih, ki jih izdajo sodne instance (sodna odločba, kopija sodne odločbe in drugi dokumenti),

5. dokumenti iz drugih organov in organizacij, če

pristnost podpisa na njih potrdi notar.

Za katere države se uporablja (potrebuje) apostil?

Celoten aktualni seznam držav, ki so članice Haaške konvencije o apostilu, najdete na tej povezavi>>

Vendar upoštevajte, če so države podpisale konvencijo o apostilu, – to ne pomeni, da se v vsakem primeru uporablja apostil. Obstajajo tudi države, ki so članice apostila, vendar so podpisale dodatne dvostranske sporazume o poenostavitvi priznavanja določenih dokumentov.

Če so države, ki so podpisale Haaško konvencijo o apostilu, med seboj podpisale Sporazum o postopku poenostavljenega priznavanja dokumentov, je zahteva po apostilu v eni od teh držav neupravičena. Čeprav uradniki teh držav včasih zahtevajo apostil.

Obstajajo tudi izjeme, ko država ne priznava apostila druge države. Tako po podatkih Wikipedije armenski apostil ni priznan na Kosovu. In obratno, apostil Kosova ni priznan v Armeniji.

Apostil se ne odtisne na dokumentih, ki so namenjeni predložitvi v državah SND. Ne glede na to, kateri organ, njegova podružnica, kateri urad ali ministrstvo. Prav tako ne glede na to, katera regija, območje, mesto ali okrožje.

Države SND so podpisale Minsko konvencijo “O pravni pomoči in pravnih razmerjih v civilnih, družinskih in kazenskih zadevah” z dne 22. januarja 1993.

Republika Armenija ima sporazume o priznavanju dokumentov z državami: Bolgarija, Litva in vrsto drugih držav, določenih z mednarodnimi pogodbami Republike Armenije.

Če država ni članica Haaške konvencije in ni podpisan ustrezen meddržavni sporazum, se izvede konzularna legalizacija dokumentov.

Kje lahko dobite (pridobite) apostil?

Apostil na dokumente lahko dobite (pridobite) na Agenciji za registracijo civilnega stanja Ministrstva za pravosodje Republike Armenije.

Če nimate možnosti, da bi se sami obrnili na Ministrstvo za pravosodje Armenije ali želje, se lahko obrnete na naše podjetje.

Naše podjetje ponuja storitve apostille (priznavanja) dokumentov novega vzorca, potrjenega v Armeniji.

Kateri dokumenti so potrebni za apostille?

Za apostille na ministrstvu je potrebno:

1.   vloga, ime in priimek, kraj bivanja, telefonska številka, naziv dokumentov, predanih za apostille;

2.   sam dokument;

3.   fotokopija ali kopija dokumenta, predloženega za apostille;

4.   potrdilo o plačilu državne takse.

Rok za pridobitev apostille

Pri standardnem roku se apostille odobri v dveh delovnih dneh od dneva vložitve vloge in samega dokumenta.

Po želji in ob plačilu za nujnost – v enem delovnem dnevu.

V primeru dvoma o pristnosti katerega koli dokumenta se lahko rok podaljša do petnajst delovnih dni. V tem primeru se v enem dnevu izda pisni odgovor o podaljšanju roka. V odgovoru je naveden razlog za podaljšanje roka za pridobitev apostille s podpisom odgovorne osebe.

Kako preveriti apostille?

Trenutno obstaja poseben vir, na katerem lahko preverite veljavnost apostille. Spletna stran – Elektronski register apostille Ministrstva za pravosodje Republike Armenije. Preverite lahko v ruskem jeziku tako, da vnesete 16-mestno kodo, navedeno spodaj na desni strani apostille, blizu pečata.

Spletni naslov v ruščini – https://www.e-apostille.am/ru/?tnum=0043-05–

Oglejte si primer na fotografiji:

Prav tako lahko naredite fotokopijo apostiliranega dokumenta in pošljete zahtevo Ministrstvu za pravosodje Republike Armenije z navedbo svojega povratnega naslova v zahtevi. Vendar bo to trajalo dlje.

V bližnji prihodnosti bomo objavili povezave za preverjanje apostille na spletu iz drugih držav.

Kdaj lahko zavrnejo apostille?

Zavrnitev žiga apostille na dokumentu je možna, če:

–  dokument ne ustreza zahtevam zakonodaje Armenije

–   dokument je predložen v nasprotju z zahtevami, ki jih je določilo Ministrstvo za pravosodje

–   dokument se vloži za apostille za državo, ki ni pristopila k Haaški konvenciji

– dokument se vloži za apostille za državo, ki je podpisala dvostranski sporazum o poenostavljenem postopku priznavanja dokumentov z Republiko Armenijo

–   v predloženem dokumentu obstajajo v zakonitem postopku nepotrjeni popravki, spremembe ali napake

Zavrnitev dokumenta iz navedenih razlogov se izvede v enem dnevu od dneva njegove vložitve na Ministrstvo. Zavrnitev apostille mora biti v pisni obliki. V zavrnitvi so navedeni zakoniti razlogi za zavrnitev.

V primeru zavrnitve vloge za pridobitev apostille se skupaj z zavrnitvijo vrne tudi sam dokument in potrdilo o plačilu državne takse.

Kaj storiti, če država (njeni uradniki) zahteva apostille, čeprav ta država ni članica Apostillske konvencije, ter v drugih primerih, ko legalizacija ali apostille nista potrebna

Prvič, v tem primeru odgovornost za takšno zahtevo nosi uradnik, ki je zahteval apostille. Obstaja izhod, da preprosto navedete v vlogi za apostille državo, ki je članica apostillskega sistema. Vendar upoštevajte, da boste ustvarili precedens, po katerem bodo po vašem primeru uradniki še naprej zahtevali apostille, pri čemer se bodo sklicevali na že predložene dokumente iz Armenije z apostille. In drugi državljani iz Armenije se bodo prav tako morali soočiti s to težavo.

Drugič, imate pravico zahtevati pisno odredbo uradnika, ki je nezakonito zahteval apostille, in ga prositi, naj stopi v stik z najbližjim konzulatom Republike Armenije za razjasnitev okoliščin.