Apostille Armenien, Jerevan

Hvad er en Apostille?

En apostille er en forenklet form for legalisering af dokumenter, som gælder for deltagerstater, der har ratificeret Haagerkonventionen om forenklet legalisering af dokumenter af 5. oktober 1961. Armenien har været deltagerstat i Haagerkonventionen siden 1993.

I mange lande er en apostille et særligt stempel. I Armenien er det et særligt papir med teksten APOSTILLE (CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961), som fastgøres med clips til originalen eller en notarbekræftet kopi af dokumentet og forsegles med Justitsministeriets segl.

Tidligere blev apostiller i Armenien udstedt på to sprog: armensk og engelsk. Fra 22. juli 2017 er de kun blevet lavet på engelsk. På dansk siger man korrekt “Apostille” og “Haagerkonventionen om Apostille” af 5. oktober 1961.

Og selvom der på det officielle websted for Armeniens Justitsministerium står “International legalisering af dokumenter (apostille)” – er dette en fejl. Da apostille og legalisering er to forskellige processer. Læs om proceduren “Legalisering af dokumenter” her — >>>

Hvilke typer apostiller findes der?

Dette afsnit vil være meget nyttigt for armenske offentligt ansatte.

Der findes tre typer apostiller:

1. Papir med teksten APOSTILLE i den form, der er fastsat af Haagerkonventionen. Dette papir sys ind i dokumentet eller fastgøres med clips til selve dokumentet og bekræftes med segl og underskrift af den ansvarlige person. Denne type apostille anvendes også i Armenien.

2. Segl eller stempel APOSTILLE med vådt aftryk. Denne type apostille anvendes i de fleste SNG-lande.

3. Elektronisk apostille. Denne apostille giver anledning til mange unødvendige tvivl og spørgsmål. Sagen er, at praksis med at stemple dokumenter med apostille ikke har levet op til forventningerne. Der var for mange forfalskninger. Derfor besluttede nogle lande at indføre et elektronisk register over apostiller. For eksempel kan man i Republikken Moldova på Justitsministeriets hjemmeside kontrollere ægtheden af en apostille og se en scannet kopi af den.
Denne form for apostille vil snart sprede sig over hele verden, da den sikrer gennemsigtighed og lovlighed i proceduren og gør det muligt hurtigt at identificere både apostillen og dokumentet.

Hvad bruges en apostille til?

Apostillen bekræfter ægtheden af underskriften fra den embedsmand eller tjenestemand, der har underskrevet dokumentet. Apostillen bekræfter på ingen måde dokumentets indhold. For dokumentets indhold er den embedsmand ansvarlig, hvis underskrift er bekræftet med apostillen. Til gengæld underskrives apostillen af en anden embedsmand. Apostillen bekræfter også ægtheden af stemplet på dokumentet.

Før Apostillekonventionens indførelse skulle dokumenter gennemgå en kompliceret legaliseringsprocedure. Denne procedure er fortsat gældende for dokumenter fra lande, der ikke er medlemmer af Apostillekonventionen.

Hvilke dokumenter påføres apostille?

Republikken Armeniens Justitsministerium anvender apostille på følgende dokumenter:

1. dokumenter eller kopier af dokumenter, på sproglige oversættelser, – bekræftet af en notar, på attester og erklæringer udstedt af en notar (lov “Om notarvæsenet”),

2. på attester (certifikater) om fødsel, død, ægteskab, udstedt af Armeniens civile registreringsmyndigheder (ZAGS),

3. på dokumenter udstedt af fogedretten,

4. dokumenter udstedt af domstolsinstanser (dom, kopi af dom og andre dokumenter),

5. dokumenter fra andre myndigheder og organisationer, hvisægtheden af den påførte underskrift bekræftes af en notar.

For hvilke lande anvendes (kræves) apostille?

Du kan finde den fulde aktuelle liste over lande, der er medlem af Apostillekonventionen via dette link>>

Bemærk dog, at hvis lande har underskrevet apostillekonventionen, – betyder det ikke, at apostille anvendes i alle tilfælde. Der findes også lande, der er medlem af apostilleordningen, men som har underskrevet yderligere bilaterale aftaler om forenklet anerkendelse af visse dokumenter.

Hvis lande, der har underskrevet Apostillekonventionen, har indgået en aftale indbyrdes om proceduren for forenklet anerkendelse af dokumenter, så er kravet om apostille i et af disse lande uberettiget. Selvom embedsmænd i disse lande nogle gange kræver apostille.

Der er også undtagelser, hvor et land ikke anerkender en apostille fra et andet land. Ifølge Wikipedia-materialer er den armenske apostille ikke anerkendt i Kosovo. Og omvendt anerkendes Kosovos apostille ikke i Armenien.

Apostille påføres ikke dokumenter, der er beregnet til fremlæggelse i SNG-landene. Uanset hvilken myndighed, dens underafdeling, hvilket organ eller ministerium det er. Samt uanset hvilken region, område, by eller distrikt det er.

SNG-landene har underskrevet Minskkonventionen “Om retlig bistand og retlige forhold i civile, familie- og straffesager” af 22. januar 1993.

Republikken Armenien har aftaler om anerkendelse af dokumenter med landene: Bulgarien, Litauen og en række andre lande, som er fastsat i internationale traktater indgået af Republikken Armenien.

Hvis staten ikke er medlem af Haagerkonventionen og ikke har underskrevet en tilsvarende mellemstatslig aftale, foretages konsulær legalisering af dokumenterne.

Hvor kan man få (anbringe) apostille?

Apostille på dokumenter kan fås (anbringes) hos Agenturet for Civilregistrering under Justitsministeriet i Republikken Armenien.

Hvis du ikke har mulighed for selv at henvende dig til Armeniens Justitsministerium eller ønsket om det, kan du kontakte vores virksomhed.

Vores virksomhed tilbyder tjenester inden for apostille (anerkendelse) af dokumenter af den nye standard, der er godkendt i Armenien.

Hvilke dokumenter er nødvendige for apostille?

Til apostille i Ministeriet kræves:

1.   ansøgning, fulde navn, bopæl, telefonnummer, navn på dokumenter, der er overdraget til apostille;

2.   selve dokumentet;

3.   fotokopi eller kopi af det dokument, der er fremlagt til apostille;

4.   kvittering for betaling af statsgebyret.

Tidsfrist for påføring af apostille

Ved standardtidsfrist påføres apostillen inden for to arbejdsdage fra datoen for indgivelse af ansøgningen og selve dokumentet.

Ved ønske og mod betaling for hastebehandling – inden for én arbejdsdag.

I tilfælde af tvivl om ægtheden af visse dokumenter kan tidsfristen forlænges til femten arbejdsdage. I dette tilfælde gives der inden for én dag et skriftligt svar om forlængelse af tidsfristen. I svaret angives årsagen til forlængelsen af tidsfristen for påføring af apostillen med underskrift fra den ansvarlige person.

Hvordan kontrollerer man apostillen?

I øjeblikket findes der en særlig ressource, hvor man kan kontrollere apostillens gyldighed. Hjemmesiden – Elektronisk register over apostiller fra Justitsministeriet i Republikken Armenien. Man kan kontrollere på russisk ved at indtaste den 16-cifrede kode, der er angivet nederst i højre side af apostillen, ved seglet.

Hjemmesidens adresse på russisk – https://www.e-apostille.am/ru/?tnum=0043-05–

Se eksempel på billedet:

Du kan også lave en fotokopi af det apostillerede dokument og sende en forespørgsel til Justitsministeriet i Republikken Armenien med angivelse af din returadresse i forespørgslen. Dette vil dog tage længere tid.

I den nærmeste fremtid vil vi offentliggøre links til online kontrol af apostiller fra andre stater.

Hvornår kan man få afslag på apostille?

Afvisning af at påføre en apostille på et dokument kan ske, hvis:

–  dokumentet ikke opfylder kravene i Armeniens lovgivning

–   dokumentet er fremlagt i strid med de krav, der er fastsat af Justitsministeriet

–   dokumentet indsendes til apostille for et land, der ikke har tilsluttet sig Haagerkonventionen

– dokumentet indsendes til apostille for et land, der har underskrevet en bilateral aftale om forenklet procedure for anerkendelse af dokumenter med Republikken Armenien

–   i det fremlagte dokument findes der retsligt ubekræftede rettelser, ændringer eller fejl

Afvisning af dokumentet på de nævnte grundlag sker inden for én dag fra datoen for indgivelse til Ministeriet. Afslaget på apostille skal være skriftligt. I afslaget angives de lovlige årsager til afslaget.

Ved afvisning af ansøgningen om påføring af apostille returneres sammen med afslaget både selve dokumentet og kvitteringen for betaling af statsgebyret.

Hvad skal man gøre, hvis landet (dets embedsmænd) kræver apostille, når dette land ikke er medlem af Apostillekonventionen, samt i andre tilfælde, hvor legalisering eller apostille ikke er påkrævet

For det første, i dette tilfælde bærer den embedsmand, der har anmodet om Apostille, ansvaret for et sådant krav. Der er en udvej: blot angive i ansøgningen om Apostille et land, der er medlem af Apostillekonventionen. Vær dog opmærksom på, at du skaber en præcedens, hvor embedsmænd efter din sag vil fortsætte med at kræve Apostille med henvisning til de allerede fremlagte dokumenter fra Armenien med apostille. Og andre borgere fra Armenien vil også blive konfronteret med dette problem.

For det andet har du ret til at kræve en skriftlig ordre fra den embedsmand, der ulovligt har anmodet om Apostille, og bede ham om at kontakte den nærmeste konsulat for Republikken Armenien for at afklare omstændighederne.