Apostille Armenië, Jerevan

Wat is een Apostille?

Een apostille is een vereenvoudigde vorm van legalisatie van documenten, die van toepassing is op de staten die partij zijn en het Haags Verdrag betreffende de vereenvoudigde legalisatie van documenten van 5 oktober 1961 hebben geratificeerd. Armenië is sinds 1993 staat die partij is bij het Haags Verdrag.

In veel landen is een apostille een speciale stempel. In Armenië is het een speciaal papier met de tekst APOSTILLE (CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961), dat met nietjes aan het origineel of een notarieel gewaarmerkt afschrift van het document wordt bevestigd en met het zegel van het Ministerie van Justitie wordt verzegeld.

Vroeger werd de apostille in Armenië in twee talen afgegeven: Armeens en Engels. Sinds 22 juli 2017 wordt deze alleen nog in het Engels gemaakt. In het Nederlands is het correct om “Apostille” te zeggen (niet “Apostil” of “Apostille”) en “Haags Apostilleverdrag” van 5 oktober 1961.

En hoewel op de officiële website van het Ministerie van Justitie van Armenië “Internationale legalisatie van documenten (apostille)” staat – is dit een fout. Omdat Apostille en legalisatie enigszins verschillende processen zijn. Lees hier over de procedure “Legalisatie van documenten” — >>>

Welke soorten apostilles zijn er?

Deze paragraaf zal zeer nuttig zijn voor Armeense overheidsfunctionarissen.

Er zijn drie soorten apostilles:

1. Papier met de tekst APOSTILLE volgens het door het Haags Verdrag vastgestelde model. Dit papier wordt aan het document gehecht of met nietjes aan het document zelf bevestigd en bevestigd met het zegel en de handtekening van de verantwoordelijke persoon. Een dergelijke apostille wordt ook in Armenië gebruikt.

2. Een zegel of stempel APOSTILLE met een natte afdruk. Dit type apostille wordt in de meeste GOS-landen gebruikt.

3. Elektronische apostille. Deze apostille zorgt voor veel onnodige twijfels en vragen. De praktijk van het stempelen van documenten met een apostille heeft zich namelijk niet bewezen. Er waren te veel vervalsingen. Daarom is in sommige landen besloten om een elektronisch register van apostilles in te voeren. In de Republiek Moldavië kan men bijvoorbeeld op de website van het Ministerie van Justitie van Moldavië de echtheid van de apostille controleren en een gescande kopie ervan zien.
Deze vorm van apostille zal zich snel over de hele wereld verspreiden, omdat het zorgt voor transparantie en legaliteit van de procedure en het mogelijk maakt om zowel de apostille als het document snel te identificeren.

Waar dient een apostille voor?

De apostille bevestigt de echtheid van de handtekening van de ambtenaar of functionaris die het document heeft ondertekend. De apostille bevestigt geenszins de inhoud van het document. Voor de inhoud van het document is de ambtenaar verantwoordelijk wiens handtekening door de apostille is gewaarmerkt. De apostille wordt op zijn beurt ondertekend door een andere ambtenaar. De apostille bevestigt ook de echtheid van het zegel op het document.

Vóór de komst van het Apostilleverdrag moesten documenten een complexe legalisatieprocedure doorlopen. Deze procedure is blijven bestaan voor documenten uit landen die geen lid zijn van het Apostilleverdrag.

Op welke documenten wordt een apostille geplaatst?

Het Ministerie van Justitie van de Republiek Armenië plaatst een apostille op de volgende documenten:

1. documenten of kopieën van documenten, op taalvertalingen, – gewaarmerkt door een notaris, op akten en verklaringen afgegeven door een notaris (wet “Over het notariaat”),

2. op akten (certificaten) van geboorte, overlijden, huwelijk, afgegeven door de burgerlijke stand (ZAGS) van Armenië,

3. op documenten afgegeven door de dienst voor tenuitvoerlegging van gerechtelijke beslissingen,

4. documenten afgegeven door gerechtelijke instanties (gerechtelijke beslissing, kopie van de gerechtelijke beslissing en andere documenten),

5. documenten van andere organen en organisaties, indiende authenticiteit van de handtekening die erop is geplaatst, wordt bevestigd door een notaris.

Voor welke landen wordt (is) een apostille toegepast (nodig)?

U kunt de volledige actuele lijst van landen die deel uitmaken van het Apostilleverdrag vinden via deze link>>

Houd er echter rekening mee dat als landen het apostilleverdrag hebben ondertekend, – dit niet betekent dat in elk geval een apostille wordt toegepast. Er zijn ook landen die deel uitmaken van het apostilleverdrag, maar die aanvullende bilaterale overeenkomsten hebben ondertekend om de erkenning van bepaalde documenten te vereenvoudigen.

Als landen die het Apostilleverdrag hebben ondertekend onderling een Overeenkomst hebben ondertekend over de procedure voor vereenvoudigde erkenning van documenten, dan is de eis van een apostille in een van deze landen onrechtmatig. Hoewel ambtenaren van deze landen soms wel een apostille eisen.

Er zijn ook uitzonderingen, wanneer een land de apostille van een ander land niet erkent. Zo wordt volgens Wikipedia-materiaal de Armeense apostille niet erkend in Kosovo. En omgekeerd wordt de apostille van Kosovo niet erkend in Armenië.

Een apostille wordt niet aangebracht op documenten die bestemd zijn voor overlegging in de GOS-landen. Ongeacht om welk orgaan, zijn onderdeel, welk departement of ministerie het gaat. En ook ongeacht om welke regio, gebied, stad of district het gaat.

De GOS-landen hebben de Overeenkomst van Minsk “Inzake wederzijdse rechtshulp en rechtsbetrekkingen in burgerlijke, familie- en strafzaken” van 22 januari 1993 ondertekend.

De Republiek Armenië heeft overeenkomsten over erkenning van documenten met de landen: Bulgarije, Litouwen en een aantal andere landen, voorzien in internationale verdragen van de Republiek Armenië.

Als de staat geen lid is van het Haags Verdrag en geen overeenkomstige interstatelijke overeenkomst heeft ondertekend, dan wordt consulaire legalisatie van documenten uitgevoerd.

Waar kan men een apostille laten plaatsen (verkrijgen)?

Een apostille op documenten kan worden geplaatst (verkregen) bij het Agentschap voor de Registratie van de Burgerlijke Stand van het Ministerie van Justitie van de Republiek Armenië.

Als u niet de mogelijkheid heeft om zelf contact op te nemen met het Ministerie van Justitie van Armenië of geen zin heeft, dan kunt u contact opnemen met ons bedrijf.

Ons bedrijf biedt diensten aan voor apostille (erkenning) van documenten van het in Armenië goedgekeurde nieuwe model.

Welke documenten zijn nodig voor een apostille?

Voor een apostille bij het Ministerie is het volgende vereist:

1.   een aanvraag, volledige naam, woonplaats, telefoonnummer, naam van de documenten die voor apostille zijn ingediend;

2.   het document zelf;

3.   een fotokopie of kopie van het voor apostille ingediende document;

4.   een betalingsbewijs van de staatsbelasting.

Termijn voor het plaatsen van een apostille

Bij de standaardtermijn wordt de apostille binnen twee werkdagen na indiening van de aanvraag en het document zelf geplaatst.

Indien gewenst en bij betaling voor spoed – binnen één werkdag.

Bij twijfel over de echtheid van bepaalde documenten kan de termijn worden verlengd tot vijftien werkdagen. In dat geval wordt binnen één dag een schriftelijk antwoord gegeven over de verlenging van de termijn. In het antwoord wordt de reden van de verlenging van de termijn voor het plaatsen van de apostille vermeld, met de handtekening van de verantwoordelijke persoon.

Hoe controleer ik een apostille?

Momenteel is er een speciale bron waar u de geldigheid van een apostille kunt controleren. Website – Elektronisch register van apostilles van het Ministerie van Justitie van de Republiek Armenië. U kunt het in het Russisch controleren door de 16-cijferige code in te voeren die rechtsonder op de apostille staat, naast het stempel.

Het websiteadres in het Russisch – https://www.e-apostille.am/ru/?tnum=0043-05–

Zie het voorbeeld op de foto:

U kunt ook een fotokopie maken van het geapostilleerde document en een verzoek sturen naar het Ministerie van Justitie van de Republiek Armenië met vermelding van uw retouradres in het verzoek. Dit duurt echter langer.

Binnenkort plaatsen we links om apostilles uit andere landen online te controleren.

Wanneer kan een apostille worden geweigerd?

Weigering om een apostille op een document te plaatsen kan plaatsvinden als:

–  het document niet voldoet aan de vereisten van de Armeense wetgeving

–   het document is ingediend in strijd met de vereisten vastgesteld door het Ministerie van Justitie

–   het document wordt aangeboden voor apostille voor een land dat niet is toegetreden tot het Haags Apostilleverdrag

– het document wordt aangeboden voor apostille voor een land dat een bilaterale overeenkomst heeft ondertekend over een vereenvoudigde procedure voor de erkenning van documenten met de Republiek Armenië

–   in het verstrekte document zijn er niet wettelijk bevestigde correcties, wijzigingen of fouten

Afwijzing van het document op bovengenoemde gronden vindt plaats binnen één dag na de datum van indiening bij het Ministerie. De weigering van de apostille moet schriftelijk zijn. In de weigering worden de wettelijke redenen voor de weigering vermeld.

In geval van afwijzing van de aanvraag voor het plaatsen van een apostille worden samen met de weigering zowel het document zelf als de ontvangstbewijs van betaling van de staatsbelasting teruggegeven.

Wat te doen als het land (zijn ambtenaren) een apostille eisen, terwijl dit land geen deel uitmaakt van het Apostilleverdrag, en ook in andere gevallen waarin legalisatie of apostille niet vereist is

Ten eerste, in dit geval ligt de verantwoordelijkheid voor een dergelijke eis bij de ambtenaar die de Apostille heeft gevraagd. Er is een uitweg: geef eenvoudigweg in de aanvraag voor een Apostille het land aan dat deel uitmaakt van het Apostilleverdrag. Houd er echter rekening mee dat u een precedent schept, waarbij na uw geval de ambtenaren zullen blijven eisen dat er een Apostille wordt verstrekt, verwijzend naar de reeds door u verstrekte documenten uit Armenië met een apostille. En andere burgers uit Armenië zullen ook met dit probleem te maken krijgen.

Ten tweede, u hebt het recht om een schriftelijk bevel te eisen van de ambtenaar die onrechtmatig om een Apostille heeft gevraagd en hem te verzoeken contact op te nemen met het dichtstbijzijnde consulaat van de Republiek Armenië om de omstandigheden op te helderen.