Apostille Armenia, Jerevan

Mikä on Apostille?

Apostille on yksinkertaistettu asiakirjojen laillistamismuoto, joka on voimassa niiden valtioiden osalta, jotka ovat ratifioineet Haagin yleissopimuksen asiakirjojen yksinkertaistetusta laillistamisesta 5. lokakuuta 1961. Armenia on ollut Haagin yleissopimuksen osapuoli vuodesta 1993.

Apostille on monissa maissa erityinen leima. Armeniassa se on erityinen paperi, jossa on teksti APOSTILLE (CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961), joka kiinnitetään niiteillä alkuperäiseen tai notaarin vahvistamaan asiakirjakopioon ja sinetöidään oikeusministeriön leimalla.

Aikaisemmin apostille Armeniassa annettiin kahdella kielellä: armeniaksi ja englanniksi. 22. heinäkuuta 2017 alkaen se on tehty vain englanniksi. Venäjän kielellä on oikein sanoa ”Apostille” (ei ”Apostil” tai ”Apostile”) ja ”Haagin apostilleyleissopimus” 5. lokakuuta 1961.

Ja vaikka Armenian oikeusministeriön virallisella verkkosivustolla lukee ”Asiakirjojen kansainvälinen laillistaminen (apostille)” – se on virhe. Koska apostille ja laillistaminen ovat hieman eri prosesseja. Lue asiakirjojen laillistamismenettelystä täältä — >>>

Millaisia apostilleja on olemassa?

Tämä kappale on erittäin hyödyllinen armenialaisille valtion virkamiehille.

Apostilleja on kolmenlaisia:

1. Paperi, jossa on Haagin yleissopimuksen mukainen APOSTILLE-teksti. Tämä paperi ommellaan asiakirjaan tai kiinnitetään niiteillä itse asiakirjaan ja vahvistetaan vastuuhenkilön leimalla ja allekirjoituksella. Tällaista apostillea käytetään myös Armeniassa.

2. Apostille-leima tai -leimasin, jossa on märkäleima. Tällaista apostillea käytetään useimmissa IVY-maissa.

3. Sähköinen apostille. Tämä apostille herättää paljon turhia epäilyksiä ja kysymyksiä. Tosiasia on, että asiakirjojen leimaaminen apostillella ei ole osoittautunut toimivaksi. Väärennöksiä oli liikaa. Siksi joissakin maissa päätettiin ottaa käyttöön sähköinen apostillerekisteri. Esimerkiksi Moldovan tasavallassa Moldovan oikeusministeriön verkkosivustolla voidaan tarkistaa apostillen aitous ja nähdä sen skannattu kopio.
Tämä apostillen muoto leviää pian kaikkialle maailmaan, koska se takaa menettelyn läpinäkyvyyden ja lainmukaisuuden sekä mahdollistaa sekä apostillen että asiakirjan nopean tunnistamisen.

Mihin apostillea tarvitaan?

Apostille vahvistaa asiakirjan allekirjoittaneen virkamiehen tai toimihenkilön allekirjoituksen aitouden. Apostille ei millään tavalla vahvista asiakirjan sisältöä. Asiakirjan sisällöstä vastaa se virkamies, jonka allekirjoitus on vahvistettu apostillella. Apostillen puolestaan allekirjoittaa toinen virkamies. Apostille vahvistaa myös asiakirjassa olevan sinetin aitouden.

Ennen apostilleyleissopimuksen voimaantuloa asiakirjojen piti käydä läpi monimutkainen laillistamismenettely. Sama menettely on edelleen voimassa niiden maiden asiakirjoille, jotka eivät ole apostilleyleissopimuksen jäseniä.

Mihin asiakirjoihin apostille kiinnitetään?

Armenian tasavallan oikeusministeriö kiinnittää apostillen seuraaviin asiakirjoihin:

1. asiakirjat tai asiakirjojen jäljennökset, kielelliset käännökset, – jotka notaari on vahvistanut, notaarin antamiin todistuksiin ja otteisiin (laki ”notariaatista”),

2. Armenian väestörekisteriviranomaisten (ZAGS) antamiin syntymä-, kuolema- ja avioliittotodistuksiin,

3. tuomioiden täytäntöönpanopalvelun antamiin asiakirjoihin,

4. tuomioistuinten antamiin asiakirjoihin (tuomio, tuomion jäljennös ja muut asiakirjat),

5. muiden elinten ja organisaatioiden asiakirjoihin, josallekirjoituksen aitous, joka niihin on merkitty, vahvistetaan notaarin toimesta.

Mille maille apostillea sovelletaan (tarvitaan)?

Voit löytää täydellisen ajantasaisen luettelon maista, jotka kuuluvat apostilleyleissopimukseen tästä linkistä>>

Ota kuitenkin huomioon, että jos maat ovat allekirjoittaneet apostilleyleissopimuksen, – se ei tarkoita, että apostillea sovelletaan joka tapauksessa. On olemassa myös maita, jotka kuuluvat apostilleen, mutta ovat allekirjoittaneet lisäksi kahdenvälisiä sopimuksia tiettyjen asiakirjojen tunnustamisen yksinkertaistamisesta.

Jos apostilleyleissopimuksen allekirjoittaneet maat ovat allekirjoittaneet keskenään sopimuksen asiakirjojen yksinkertaistetusta tunnustamismenettelystä, niin apostillen vaatiminen yhdessä näistä maista on lainvastaista. Vaikka näiden maiden virkamiehet joskus vaativatkin apostillea.

On myös poikkeuksia, jolloin maa ei tunnusta toisen maan apostillea. Niinpä Wikipedian tietojen mukaan Armenian apostillea ei tunnusteta Kosovossa. Ja päinvastoin, Kosovon apostillea ei tunnusteta Armeniassa.

Apostillea ei kiinnitetä asiakirjoihin, jotka on tarkoitettu toimitettaviksi IVY-maissa. Riippumatta siitä, mikä viranomainen, sen alayksikkö, mikä laitos tai ministeriö on kyseessä. Eikä myöskään siitä, mikä alue, maakunta, kaupunki tai piiri on kyseessä.

IVY-maat ovat allekirjoittaneet Minskin yleissopimuksen ”Oikeusavusta ja oikeussuhteista siviili-, perhe- ja rikosasioissa” 22. tammikuuta 1993.

Armenian tasavallalla on sopimuksia asiakirjojen tunnustamisesta maiden kanssa: Bulgaria, Liettua ja joukko muita maita, jotka on määrätty Armenian tasavallan kansainvälisissä sopimuksissa.

Jos valtio ei ole Haagin yleissopimuksen jäsen eikä vastaavaa valtioiden välistä sopimusta ole allekirjoitettu, suoritetaan asiakirjojen konsulilegalisointi.

Missä apostille voidaan kiinnittää (saada)?

Apostille asiakirjoihin voidaan kiinnittää (saada) Armenian tasavallan oikeusministeriön siviilisäätyrekisteröintivirastossa.

Jos sinulla ei ole mahdollisuutta kääntyä itse Armenian oikeusministeriön puoleen tai halua, voit kääntyä yrityksemme puoleen.

Yrityksemme tarjoaa palveluita Armenian uuden mallin mukaisten asiakirjojen apostilleen (tunnustamiseen).

Mitä asiakirjoja tarvitaan apostillea varten?

Apostillea varten ministeriöön tarvitaan:

1.   hakemus, koko nimi, asuinpaikka, puhelinnumero, apostilleen toimitettujen asiakirjojen nimet;

2.   itse asiakirja;

3.   apostilleen toimitetun asiakirjan valokuva- tai kopio;

4.   valtion maksun suorittamisesta todistava kuitti.

Apostillen leimaamisen määräaika

Normaalissa määräajassa apostille leimataan kahden työpäivän kuluessa hakemuksen ja itse asiakirjan jättämisestä.

Halutessa ja kiireellisyysmaksua vastaan – yhdessä työpäivässä.

Jos jonkin asiakirjan aitoudesta on epäilyksiä, määräaikaa voidaan pidentää viiteentoista työpäivään. Tässä tapauksessa yhden päivän kuluessa annetaan kirjallinen vastaus määräajan pidentämisestä. Vastauksessa ilmoitetaan syy apostillen leimaamisen määräajan pidentämiseen vastuuhenkilön allekirjoituksella.

Miten apostille tarkistetaan?

Tällä hetkellä on olemassa erityinen resurssi, jossa apostillen pätevyys voidaan tarkistaa. Sivusto – Armenian tasavallan oikeusministeriön apostillen sähköinen rekisteri. Voidaan tarkistaa venäjäksi syöttämällä 16-numeroinen koodi, joka on merkitty apostillen oikeassa alakulmassa, lähellä sinettiä.

Sivuston osoite venäjäksi – https://www.e-apostille.am/ru/?tnum=0043-05–

Katso esimerkki kuvasta:

Voit myös tehdä valokopion apostilloidusta asiakirjasta ja lähettää tiedustelun Armenian tasavallan oikeusministeriölle ilmoittaen tiedustelussa oman paluuosoitteesi. Tämä kuitenkin kestää kauemmin.

Lähiaikoina julkaisemme linkkejä apostillen tarkistamiseen verkossa muista valtioista.

Milloin apostille voidaan evätä?

Kieltäytyminen apostillen kiinnittämisestä asiakirjaan voi tapahtua, jos:

–  asiakirja ei täytä Armenian lainsäädännön vaatimuksia

–   asiakirja on toimitettu oikeusministeriön asettamien vaatimusten vastaisesti

–   asiakirja toimitetaan apostillea varten maalle, joka ei ole liittynyt Haagin yleissopimukseen

– asiakirja toimitetaan apostillea varten maalle, joka on allekirjoittanut kahdenvälisen sopimuksen asiakirjojen tunnustamisen yksinkertaistetusta menettelystä Armenian tasavallan kanssa

–   toimitetussa asiakirjassa on laillisesti vahvistamattomia korjauksia, muutoksia tai virheitä

Asiakirjan hylkääminen edellä mainituilla perusteilla tapahtuu yhden päivän kuluessa sen toimittamisesta ministeriöön. Kieltäytyminen apostillesta on oltava kirjallisessa muodossa. Kieltäytymisessä ilmoitetaan lailliset syyt kieltäytymiselle.

Mikäli apostillen kiinnittämistä koskeva hakemus hylätään, palautetaan kieltäytymisen yhteydessä sekä itse asiakirja että valtion maksun suorittamisesta annettu kuitti.

Mitä tehdä, jos maa (sen virkamiehet) vaativat apostillea, vaikka tämä maa ei kuulu apostilleyleissopimukseen, sekä muissa tapauksissa, joissa laillistamista tai apostillea ei vaadita

Ensinnäkin, tässä tapauksessa vastuu tällaisesta vaatimuksesta on virkamiehellä, joka on pyytänyt apostillea. On olemassa keino yksinkertaisesti ilmoittaa apostille-hakemuksessa maa, joka kuuluu apostilleyleissopimukseen. Ota kuitenkin huomioon, että luot ennakkotapauksen, jossa sinun tapauksesi jälkeen virkamiehet jatkavat apostillen vaatimista viitaten jo toimittamiisi Armenian asiakirjoihin, joissa on apostille. Ja muut Armenian kansalaiset joutuvat myös kohtaamaan tämän ongelman.

Toiseksi, sinulla on oikeus vaatia kirjallista määräystä virkamieheltä, joka on laittomasti pyytänyt apostillea, ja pyytää häntä ottamaan yhteyttä lähimpään Armenian tasavallan konsulaattiin olosuhteiden selvittämiseksi.