Um diploma emitido na Arménia, para ser utilizado nos EAU, passa por uma cadeia de autenticações. Enquanto a cadeia não estiver corretamente montada, o documento não é aceite no Dubai — e o motivo de recusa mais comum soa estranho para o requerente: “autentique novamente o carimbo”. A seguir, analisamos um caso real da nossa prática e, em separado, o que fazer se a universidade que emitiu o diploma já estiver encerrada há muito.
Caso da nossa prática
Diploma de ensino superior, emitido em Yerevan em 2008. Foi autenticado em todas as instâncias. No Dubai, o documento foi aceite para análise, mas exigiram autenticar novamente o carimbo. Disseram ao requerente que era necessário “no consulado arménio”. Uma dificuldade adicional: a universidade que emitiu o diploma perdeu a licença já em 2009 e já não funciona como instituição de ensino.
Nesta situação, misturaram-se três questões diferentes, e é necessário resolvê-las separadamente: onde exatamente é colocado o carimbo em falta, por que exigem uma nova autenticação e o que fazer com o diploma de uma universidade encerrada.
Erro frequente: “Consulado da Arménia” não é o consulado certo
Ao requerente nos EAU costuma ser dito de forma breve: “é necessário o carimbo do consulado”. A pessoa interpreta isso como “do consulado arménio”, porque o documento é arménio. Na verdade, na cadeia de legalização, o último carimbo é colocado pela representação diplomática do país de destino — ou seja, a embaixada ou o consulado dos EAU acreditado para a Arménia. Esta representação confirma a autenticidade do selo do Ministério dos Negócios Estrangeiros arménio, após o que o documento passa pela autenticação final já dentro dos EAU.
Portanto, a primeira coisa que fazemos é verificar qual é o carimbo em falta. Muitas vezes, verificamos que não é necessário repetir toda a cadeia: falta apenas um elo, e basta completar apenas esse. Mais informações sobre o procedimento em si podem ser encontradas na página de legalização consular; para países onde é suficiente um procedimento simplificado, aplica-se a apostila. Qual o procedimento que a entidade específica nos EAU irá aceitar, nós esclarecemos antes de iniciar o trabalho, e não após a submissão.
Por que exigem uma nova autenticação se já está tudo autenticado
Normalmente há quatro motivos, e são bem identificáveis pela fotografia do documento:
- Passou demasiado tempo. As autoridades nos EAU frequentemente aceitam um documento legalizado por um período limitado — na prática, os requerentes deparam-se com a exigência de renovar a certificação após cerca de seis meses. Se a sua marca é mais antiga — pedem exatamente uma nova certificação, e não uma nova cadeia a partir do zero.
- Não sobrou espaço no documento. Cada instância apõe um carimbo ou anexa uma folha. Quando já não há campo livre, o documento fisicamente não pode receber a marca seguinte.
- Falta um elo na cadeia. Por exemplo, existe reconhecimento notarial e carimbo da universidade, mas falta a marca do Ministério dos Negócios Estrangeiros — e sem ela, a representação dos EAU não tem o que legalizar.
- Alteraram-se os requisitos do organismo de destino. Diferentes emiratos e diferentes organismos (empregador, Ministério do Trabalho, autoridade de reconhecimento de qualificações) impõem requisitos distintos para o mesmo diploma.
Se a universidade fechou ou perdeu a licença
Esta é uma preocupação à parte e a mais comum dos titulares de diplomas arménios antigos. Aqui são importantes dois factos.
Primeiro facto: o fecho da universidade não anula os diplomas emitidos anteriormente. Se o diploma foi emitido quando a instituição de ensino funcionava sob licença válida, a suspensão posterior da licença ou a liquidação da universidade, por si só, não tornam o documento inválido. No caso analisado, o diploma foi emitido em 2008 e a licença suspensa em 2009 — ou seja, à data da emissão a universidade funcionava legalmente.
Segundo facto: a segunda via não é emitida por outra universidade. Quando a pessoa jurídica da universidade é liquidada, apenas o órgão estatal autorizado tem o direito de emitir uma segunda via do diploma — e apenas com base no arquivo conservado. Nenhuma universidade em funcionamento pode emitir uma segunda via de um diploma alheio, e as propostas de «fazer igual noutra universidade» significam falsificação, e não reposição.
Portanto, toda a questão resume-se a uma: se existem registos arquivísticos precisamente sobre este diplomado. Nós procuramos e verificamos:
- ordens de matrícula e de conclusão;
- pautas de exames e de conclusão;
- registo no livro de registo dos diplomas emitidos;
- lista aprovada de diplomados do ano correspondente.
Se o arquivo tiver sido preservado na íntegra — é emitida uma segunda via do diploma com suplemento. Se apenas tiverem sobrevivido o livro de registo dos diplomas e a lista aprovada de diplomados — pode ser emitida uma segunda via sem suplemento: o facto da escolaridade é confirmado, mas as classificações por disciplina já não há como reconstituir.
Salientamos: a segunda via é emitida não apenas em caso de extravio do documento. Se o original estiver intacto, mas se tiver tornado inutilizável — por exemplo, já não tem espaço para carimbos de legalização ou está danificado —, isso também é fundamento para a emissão de uma segunda via. É precisamente esta situação que muitas vezes resolve o impasse de “não ser possível voltar a certificar porque não há onde”. Abordamos situações conexas nas páginas recuperação do certificado de habilitações e do diploma e reconhecimento e nostrificação.
O que fazemos
Não precisa de percorrer pessoalmente as entidades, escrever pedidos aos arquivos nem de se deslocar à Arménia. O trabalho é feito por procuração, remotamente:
- Analisamos o requisito. Através de fotografias do documento e da redação da recusa, determinamos qual o carimbo em falta e se é mesmo necessário refazer toda a cadeia de novo.
- Verificamos o estado da instituição de ensino superior e para onde foi transferido o seu arquivo após o encerramento.
- Levantamos os fundamentos arquivísticos relativos ao seu ano de conclusão e especialidade.
- Preparamos e submetemos os documentos para a segunda via do diploma, se tal for necessário.
- Realizamos novamente a certificação — segundo a cadeia exigida pela entidade recetora nos EAU.
- Providenciamos a tradução do documento para a língua requerida com a devida certificação.
- Entregamos o resultado por estafeta nos EAU ou em qualquer outro país.
No Dubai dispomos de um representante que submete os documentos — não atende clientes; toda a comunicação passa por nós. O procedimento para o trabalho remoto, o pagamento e a entrega dos documentos encontra-se descrito na página pedido de documentos remotamente.
O que enviar para obter uma resposta precisa
- Fotografias do diploma e do suplemento — todas as páginas, incluindo o verso com todos os carimbos e autocolantes.
- Ano de conclusão e nome da instituição de ensino exatamente como consta no diploma.
- Foto ou texto do requisito que lhe foi apresentado nos EAU.
- Data da legalização anterior, se o documento já tiver sido autenticado.
- Para que órgão ou empregador é necessário o documento e em que emirato.
Com base nestes dados, respondemos o que exatamente precisa de ser feito, quanto tempo levará e quanto custará, — antes de iniciar o trabalho, não durante o processo.
Prazos
Os prazos dependem do cenário que se confirmar. Se o documento estiver intacto e faltar apenas uma anotação — a questão resolve-se em dias. Se for necessário recuperar o arquivo e emitir uma duplicata — o prazo passa para semanas, porque a rapidez é determinada pelo pedido de arquivo, e não pelo nosso trabalho. O prazo exato será indicado após a análise do documento: prometer «três dias» às cegas nesta categoria de casos não é possível.
Perguntas frequentes
O diploma é válido se a universidade foi encerrada?
Sim, se no momento da emissão a instituição de ensino funcionava com uma licença válida. A suspensão posterior da licença ou a liquidação da universidade não anulam os diplomas emitidos anteriormente. A questão prática não é a validade do documento, mas se o arquivo foi preservado: sem bases de arquivo, não é possível emitir uma duplicata e confirmar o facto da formação através de um pedido oficial.
Outra universidade pode emitir uma duplicata do meu diploma?
Não. A duplicata do diploma de uma universidade extinta é emitida pelo órgão estatal competente com base no arquivo. A universidade em funcionamento não tem o direito de emitir um documento de formação que não ministrou. Quaisquer propostas de «reeditar o diploma através de outra universidade» constituem a produção de um documento falso, com todas as consequências daí decorrentes na verificação no estrangeiro.
Por que exigem uma nova autenticação, se o documento já foi legalizado?
Na maioria das vezes, porque passou demasiado tempo desde a data da última anotação — os requerentes deparam-se com a atualização da certificação ao fim de cerca de seis meses. Outras razões: o documento não tem espaço para novas anotações, falta um elo na cadeia, ou uma entidade específica nos EAU tem os seus próprios requisitos. Pela fotografia do documento, a causa é quase sempre visível e muitas vezes não é necessário repetir toda a cadeia.
O que fazer se não houver espaço no diploma para carimbos?
Esta é uma situação normal, não um beco sem saída. Um documento que se tornou inutilizável constitui, por si só, motivo para a emissão de uma segunda via, mesmo que o original não tenha sido perdido e esteja na sua posse. Após a obtenção da segunda via, a certificação é repetida num formulário em branco.
Preciso de ir à Arménia?
Não. Trabalhamos com procuração: o cliente trata da procuração num notário do seu local de residência ou no consulado, e nós tratamos de todos os pedidos, entregas e levantamentos. Enviamos o documento finalizado por correio expresso para os EAU ou para outro país.
E se o arquivo da universidade não se tiver conservado?
Nesse caso, a via da segunda via fica fechada e a solução é encontrada caso a caso: por vezes, o facto da frequência do curso pode ser comprovado com uma declaração baseada nos documentos preservados; outras vezes, a entidade recetora aceita a confirmação das qualificações de outra forma. Primeiro, verificamos o estado real do arquivo e só depois dizemos o que é possível — prometer um resultado antes da verificação, numa situação destas, não seria correto.
Solicitar verificação e tramitação
Envie-nos fotografias do documento e a exigência que lhe foi apresentada — diremos exatamente o que é necessário fazer. A empresa BUSINESS LIGA trata de documentos de educação arménios, da sua emissão e certificação, recuperação e legalização para qualquer país. Telefone e mensageiros: +373 67 666 333 · WhatsApp · [email protected]. Pode enviar o pedido com os ficheiros na página de pedido ou de encomenda de documentos à distância.
Os requisitos das autoridades recetoras nos EAU mudam, pelo que verificamos novamente o procedimento e os prazos para cada documento. Este material tem caráter informativo e não substitui uma consulta sobre a sua situação.
BUSINESS LIGA SRL · documents.am · +373 67 666 333 — material verificado e publicado na íntegra.