Ein in Armenien ausgestelltes Diplom durchläuft für die Verwendung in den VAE eine Legalisierungskette. Solange diese Kette nicht korrekt zusammengestellt ist, wird das Dokument in Dubai nicht angenommen – und der häufigste Ablehnungsgrund klingt für den Antragsteller seltsam: „Beglaubigen Sie den Stempel erneut“. Nachfolgend analysieren wir einen realen Fall aus unserer Praxis und gehen gesondert darauf ein, was zu tun ist, wenn die Hochschule, die das Diplom ausgestellt hat, schon lange geschlossen ist.
Fall aus der Praxis
Ein Hochschuldiplom, ausgestellt in Jerewan im Jahr 2008. Es wurde in allen Instanzen beglaubigt. In Dubai wurde das Dokument zur Prüfung angenommen, jedoch forderten sie, den Stempel erneut zu beglaubigen. Dem Antragsteller wurde gesagt, dies müsse „im armenischen Konsulat“ erfolgen. Eine zusätzliche Schwierigkeit: Die Hochschule, die das Diplom ausgestellt hat, verlor bereits 2009 ihre Lizenz und ist als Bildungseinrichtung nicht mehr tätig.
In dieser Situation haben sich drei verschiedene Fragen vermischt, die getrennt voneinander gelöst werden müssen: wo genau die fehlende Bestätigung anzubringen ist, warum eine erneute Beglaubigung verlangt wird und was mit dem Diplom einer geschlossenen Hochschule zu tun ist.
Häufiger Fehler: „Konsulat Armeniens“ ist nicht das richtige Konsulat
Dem Antragsteller in den VAE wird üblicherweise kurz gesagt: „Es wird ein Vermerk des Konsulats benötigt“. Der Betroffene versteht dies als „armenisches Konsulat“, weil das Dokument aus Armenien stammt. Tatsächlich wird in der Legalisierungskette der letzte Vermerk von der diplomatischen Vertretung des Empfangslandes angebracht – das heißt von der Botschaft oder dem Konsulat der VAE, die für Armenien akkreditiert sind. Diese bestätigt die Echtheit des Stempels des armenischen Außenministeriums, woraufhin das Dokument innerhalb der VAE die letzte Beglaubigung erhält.
Daher ermitteln wir als Erstes, welcher Vermerk genau fehlt. Oft stellt sich heraus, dass die gesamte Kette nicht wiederholt werden muss: Ein Glied wurde übersprungen, und es reicht aus, genau dieses zu schließen. Ausführlichere Informationen zum Verfahren selbst finden Sie auf der Seite zur konsularischen Legalisierung; für Länder, für die ein vereinfachtes Verfahren ausreicht, kommt die Apostille zur Anwendung. Welches Verfahren für eine konkrete Behörde in den VAE gilt, klären wir vor Beginn der Arbeit und nicht erst nach der Einreichung.
Warum eine erneute Beglaubigung verlangt wird, obwohl bereits alles beglaubigt ist
Es gibt in der Regel vier Gründe, und sie lassen sich anhand des Dokumentenfotos gut unterscheiden:
- Es ist zu viel Zeit vergangen. Behörden in den VAE akzeptieren legalisierte Dokumente oft nur für einen begrenzten Zeitraum – in der Praxis werden Antragsteller häufig aufgefordert, die Beglaubigung nach etwa einem halben Jahr zu erneuern. Ist Ihre Markierung älter, wird gerade eine erneute Beglaubigung verlangt und nicht eine völlig neue Kette von Grund auf.
- Auf dem Dokument ist kein Platz mehr. Jede Instanz bringt einen Stempel an oder heftet ein Blatt an. Wenn kein freies Feld mehr vorhanden ist, kann das Dokument physisch die nächste Markierung nicht mehr aufnehmen.
- In der Kette fehlt ein Glied. Beispielsweise gibt es eine notarielle Beglaubigung und ein Universitätssiegel, aber es fehlt die Markierung des Außenministeriums – und ohne diese hat die Vertretung der VAE nichts zu beglaubigen.
- Die Anforderungen der annehmenden Stelle haben sich geändert. Verschiedene Emirate und verschiedene Behörden (Arbeitgeber, Arbeitsministerium, Qualifikationsanerkennungsstelle) stellen unterschiedliche Anforderungen an dasselbe Diplom.
Wenn die Hochschule geschlossen oder die Lizenz entzogen ist
Dies ist eine gesonderte und die häufigste Sorge der Inhaber alter armenischer Diplome. Zwei Tatsachen sind hier wichtig.
Erste Tatsache: Die Schließung einer Hochschule macht früher ausgestellte Diplome nicht ungültig. Wurde das Diplom ausgestellt, als die Bildungseinrichtung mit einer gültigen Lizenz arbeitete, machen die nachträgliche Aussetzung der Lizenz oder die Liquidation der Hochschule das Dokument allein dadurch nicht ungültig. Im untersuchten Fall wurde das Diplom 2008 ausgestellt und die Lizenz 2009 ausgesetzt – das heißt, zum Zeitpunkt der Ausstellung arbeitete die Hochschule rechtmäßig.
Zweite Tatsache: Ein Duplikat wird nicht von einer anderen Universität ausgestellt. Wenn die juristische Person der Hochschule liquidiert ist, kann ein Duplikat des Diploms nur von der zuständigen staatlichen Stelle ausgestellt werden – und nur auf der Grundlage des erhalten gebliebenen Archivs. Keine tätige Universität kann ein Duplikat eines fremden Diploms ausstellen, und Angebote, „dasselbe in einer anderen Hochschule zu machen“, bedeuten Fälschung, nicht Wiederherstellung.
Die ganze Frage läuft daher auf eines hinaus: Sind die Archivgrundlagen genau für diesen Absolventen erhalten geblieben? Wir suchen und prüfen:
- Immatrikulations- und Abschlussverfügungen;
- Prüfungs- und Abschlussübersichten;
- Eintrag im Register für ausgestellte Diplome;
- die genehmigte Liste der Absolventen des entsprechenden Jahrgangs.
Wenn das Archiv vollständig erhalten ist, wird ein Duplikat des Diploms mit Anhang ausgestellt. Sind nur noch das Ausgaberegister für Diplome und die genehmigte Absolventenliste vorhanden, kann ein Duplikat ohne Anhang ausgestellt werden: Der Bildungsabschluss wird bestätigt, die Noten in den einzelnen Fächern lassen sich jedoch nicht mehr rekonstruieren.
Wir weisen gesondert darauf hin: Ein Duplikat wird nicht nur bei Verlust des Dokuments ausgestellt. Wenn das Original zwar vorhanden, aber für die weitere Verwendung unbrauchbar geworden ist – zum Beispiel, weil kein Platz mehr für Legalisationsvermerke ist oder es beschädigt wurde –, ist dies ebenfalls ein Grund für die Ausstellung eines Duplikats. Gerade diese Variante löst oft die Sackgasse «erneut beglaubigen ist unmöglich, weil kein Platz ist». Ähnliche Fälle behandeln wir auf den Seiten Wiederherstellung von Schulabschlusszeugnis und Diplom und Anerkennung und Nostrifizierung.
Was wir tun
Sie müssen nicht selbst von Amt zu Amt gehen, Anfragen an Archive schreiben und nach Armenien reisen. Die Arbeit erfolgt auf Vollmachtsbasis, aus der Ferne:
- Wir klären die Anforderung. Anhand der Fotos des Dokuments und des Ablehnungstextes ermitteln wir, welcher Vermerk fehlt und ob überhaupt die vollständige Kette erneut durchlaufen werden muss.
- Wir prüfen den Status der Hochschule und wohin ihr Archiv nach der Schließung übergeben wurde.
- Wir recherchieren die Archivgrundlagen für Ihr Abschlussjahr und Ihre Fachrichtung.
- Wir bereiten die Unterlagen vor und reichen sie ein für ein Duplikat des Diploms, falls erforderlich.
- Wir durchlaufen die Beglaubigung erneut – in der Reihenfolge, die die annehmende Stelle in den VAE verlangt.
- Wir organisieren die Übersetzung des Dokuments in die geforderte Sprache mit der erforderlichen Beglaubigung.
- Wir liefern das Ergebnis per Kurier in die VAE oder in jedes andere Land.
In Dubai haben wir einen Vertreter, der die Dokumente einreicht – er führt keinen Kundenempfang durch, die gesamte Kommunikation läuft über uns. Der Ablauf der Fernarbeit, der Bezahlung und der Dokumentenübergabe ist auf der Seite Bestellung von Dokumenten aus der Ferne beschrieben.
Was Sie senden müssen, um eine genaue Antwort zu erhalten
- Fotos des Diploms und der Anlage – alle Seiten, einschließlich der Rückseite mit allen Stempeln und Aufklebern.
- Das Jahr des Abschlusses und der Name der Bildungseinrichtung, wie sie im Diplom aufgeführt sind.
- Foto oder Text der Anforderung, die Ihnen in den VAE gestellt wurde.
- Das Datum der vorherigen Legalisierung, falls das Dokument bereits beglaubigt wurde.
- Für welche Behörde oder welchen Arbeitgeber das Dokument benötigt wird und in welchem Emirat.
Anhand dieser Daten antworten wir, was genau zu tun ist, wie lange es dauern wird und was es kostet – vor Beginn der Arbeit, nicht währenddessen.
Fristen
Die Fristen hängen davon ab, welches Szenario sich bestätigt. Wenn das Dokument vollständig ist und nur ein Vermerk fehlt – kann die Angelegenheit in Tagen gelöst werden. Wenn das Archiv angefordert und ein Duplikat ausgestellt werden muss – dauert es Wochen, da die Geschwindigkeit durch die Archivabfrage bestimmt wird und nicht durch unsere Arbeit. Den genauen Zeitraum nennen wir nach Sichtung des Dokuments: „drei Tage“ blind zu versprechen, ist in dieser Fallkategorie nicht möglich.
Häufige Fragen
Ist das Diplom gültig, wenn die Hochschule geschlossen wurde?
Ja, wenn die Bildungseinrichtung zum Zeitpunkt der Ausstellung über eine gültige Lizenz verfügte. Eine spätere Aussetzung der Lizenz oder die Schließung der Hochschule machen zuvor ausgestellte Diplome nicht ungültig. Die praktische Frage ist nicht die Gültigkeit des Dokuments, sondern ob das Archiv erhalten geblieben ist: Ohne archivische Grundlagen kann kein Duplikat ausgestellt und die Tatsache des Studiums auf offizielle Anfrage nicht bestätigt werden.
Kann eine andere Universität ein Duplikat meines Diploms ausstellen?
Nein. Das Duplikat eines Diploms einer liquidierten Hochschule wird von der zuständigen staatlichen Stelle auf der Grundlage des Archivs ausgestellt. Eine aktive Universität ist nicht berechtigt, ein Bildungsdokument für eine Ausbildung auszustellen, die sie nicht erbracht hat. Jegliche Angebote, „das Diplom über eine andere Hochschule umzuschreiben“, stellen die Herstellung eines gefälschten Dokuments dar, mit allen daraus resultierenden Konsequenzen bei einer Überprüfung im Ausland.
Warum wird eine erneute Beglaubigung verlangt, wenn das Dokument bereits legalisiert wurde?
Am häufigsten liegt es daran, dass seit dem letzten Vermerk zu viel Zeit vergangen ist – die Antragsteller sehen sich in der Regel nach etwa einem halben Jahr mit einer erneuten Beglaubigung konfrontiert. Weitere Gründe: Auf dem Dokument ist kein Platz mehr für neue Vermerke, in der Kette fehlt ein Glied oder eine bestimmte Behörde in den VAE hat eigene Anforderungen. Anhand eines Fotos des Dokuments ist der Grund fast immer erkennbar, und oft muss nicht die gesamte Kette wiederholt werden.
Was tun, wenn auf dem Diplom kein Platz mehr für Stempel ist?
Das ist eine normale Situation und keine Sackgasse. Ein Dokument, das für die weitere Verwendung unbrauchbar geworden ist, stellt einen eigenständigen Grund für die Ausstellung eines Duplikats dar, selbst wenn das Original nicht verloren ist und sich bei Ihnen befindet. Nach Erhalt des Duplikats wird die Beglaubigung auf dem neuen, leeren Formular erneut durchgeführt.
Muss ich nach Armenien reisen?
Nein. Wir arbeiten auf der Grundlage einer Vollmacht: Sie stellen diese bei einem Notar an Ihrem Wohnort oder im Konsulat aus, und alle Anfragen, Einreichungen und Abholungen übernehmen wir. Das fertige Dokument versenden wir per Kurier in die VAE oder in ein anderes Land.
Und wenn das Archiv der Hochschule nicht erhalten ist?
Dann ist der Weg über ein Duplikat verschlossen, und es wird eine individuelle Lösung gesucht: Manchmal lässt sich die Tatsache des Studiums durch eine Bescheinigung anhand erhaltener Unterlagen bestätigen, manchmal erklärt sich die empfangende Seite mit der Bestätigung der Qualifikation in einem anderen Verfahren einverstanden. Wir klären zunächst den tatsächlichen Zustand des Archivs und sagen erst dann, was möglich ist – ein Ergebnis vor der Prüfung zu versprechen, wäre in einer solchen Situation unangemessen.
Prüfung und Bearbeitung bestellen
Senden Sie Fotos des Dokuments und die Anforderung, die Ihnen gestellt wurde – wir sagen Ihnen, was genau zu tun ist. Das Unternehmen BUSINESS LIGA befasst sich mit armenischen Bildungsdokumenten, deren Ausstellung und Beglaubigung, Wiederherstellung und Legalisierung für jedes Land. Telefon und Messenger: +373 67 666 333 · WhatsApp · [email protected]. Eine Anfrage mit Dateien können Sie auf der Antragsseite oder der Seite Dokumentenbestellung aus der Ferne hinterlassen.
Die Anforderungen der annehmenden Behörden in den VAE ändern sich, daher prüfen wir die Reihenfolge und Fristen für jedes Dokument neu. Das Material dient nur zu Informationszwecken und ersetzt keine Beratung zu Ihrer Situation.
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